Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Kancelaria Księgowo-Prawna Michał Krokosz, ul. Hugona Kołłątaja 8b/10, 41-400 Mysłowice, NIP 1132613183. Kancelaria prowadzi ten portal pod marką Twoje Księgi Pro.

W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt przez formularz kontaktu albo pisemnie na adres podany wyżej.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki z art. 37 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej: „rozporządzenie 2016/679”).

2. Dwie różne role kancelarii

Rozróżnienie poniższe jest dla zrozumienia całego dokumentu najważniejsze, bo od niego zależy, kto o czym decyduje.

Kancelaria jest administratorem danych, które zbiera dla siebie: danych kont użytkowników portalu, zapytań z formularza kontaktu, korespondencji w portalu, danych osoby podpisującej wpisy w dziale „Wiedza”, zapisów technicznych o korzystaniu z portalu, wpisów rejestru akceptacji dokumentów umownych (sekcja 8) oraz danych osób reprezentujących klienta i osób wskazanych do kontaktu (sekcja 9).

Kancelaria jest podmiotem przetwarzającym w odniesieniu do danych, które klient powierza jej w związku z prowadzeniem ksiąg: danych zawartych w dokumentach wgranych do portalu, danych pracowników i zleceniobiorców klienta w dokumentacji płacowej oraz danych nabywców i kontrahentów widniejących na fakturach klienta. Administratorem tych danych pozostaje klient. Kancelaria przetwarza je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia zawartej zgodnie z art. 28 rozporządzenia 2016/679. Umowa powierzenia nie jest podstawą przetwarzania — opisuje rolę; podstawę ma klient jako administrator.

Osoba, której dane znalazły się w dokumentach przekazanych przez klienta — na przykład pracownik klienta — realizuje swoje prawa wobec klienta jako administratora. Kancelaria przekaże takie żądanie klientowi i wesprze go w jego wykonaniu.

3. Konto w portalu i dostęp do niego

Konto zakłada kancelaria na wskazanie klienta albo przedsiębiorcy, z którym zamierza zawrzeć umowę. Gdy umowę zawiera się na piśmie albo z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi obu stron, konto powstaje dopiero po jej podpisaniu. Gdy zawiera się ją w portalu, przez akceptację jej dokumentów (sekcja 8), konto powstaje przed jej zawarciem — po ustaleniu i sprawdzeniu tożsamości osób działających za klienta (sekcja 9) i po przekazaniu informacji o przetwarzaniu danych — a do chwili wejścia umowy w życie służy wyłącznie do zapoznania się z jej dokumentami i do ich akceptacji. Jeżeli umowy nie zawarto, kancelaria wyłącza takie konto. Po rozwiązaniu umowy konto i firma klienta pozostają czynne do rozliczenia ostatniego okresu rozliczeniowego, jeżeli kancelaria rozlicza go po rozwiązaniu umowy, i do wydania ksiąg i dokumentów, a następnie przez trzydzieści dni od ostatniego wydania; potem kancelaria je wyłącza. Okresy przechowywania danych konta podaje sekcja 14.

Portal przechowuje imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej będący jednocześnie nazwą użytkownika, numer telefonu, przypisanie konta do firmy klienta, informację o tym, czy konto jest czynne, oraz dane techniczne konieczne do logowania: skrót hasła, potwierdzenie adresu poczty i numeru telefonu, licznik nieudanych logowań, datę końca blokady i informację o włączeniu drugiego składnika. Hasła w postaci czytelnej portal nie przechowuje.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o dostęp do portalu. Liczenie nieudanych logowań i blokowanie konta po piątej pomyłce na piętnaście minut opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f tego rozporządzenia; prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona danych klientów przed dostępem osoby nieuprawnionej, czego wymaga art. 32 rozporządzenia.

Każda próba logowania — udana i nieudana — zostawia wpis w rejestrze czynności portalu zawierający adres internetowy urządzenia oraz podany adres poczty. To samo dotyczy prób podania kodu drugiego składnika i prób odzyskania hasła; przy próbie odzyskania hasła dla adresu nieznanego portalu wiadomość nie jest wysyłana, a odmowa jest odnotowywana.

Portal zawiadamia właściciela konta pocztą elektroniczną o włączeniu, zresetowaniu i wyłączeniu drugiego składnika oraz o wygenerowaniu nowych kodów zapasowych. Zawiadamia go także o zmianie hasła do portalu, jego ustawieniu w ustawieniach konta albo odzyskaniu oraz o zmianie hasła odnośnikiem z zaproszenia na koncie, którego właściciel ustawił już własne hasło. O zapisaniu albo wymianie poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur portal zawiadamia użytkowników kont klienta wtedy, gdy czynności dokonała kancelaria albo sam portal, bez udziału klienta; o czynności dokonanej przez samego klienta wiadomość nie jest wysyłana. Odrębnie portal wysyła wiadomości przy zaproszeniu do portalu, przy odzyskiwaniu hasła i przy zmianie adresu poczty na koncie — wtedy na adres nowy i na dotychczasowy.

Jeżeli ktoś wpisze we wniosku o zmianę adresu poczty adres przypisany już do innego konta w portalu, portal tego adresu nie przenosi i zamiast odnośnika potwierdzającego wysyła na niego wiadomość, że złożono taki wniosek i niczego nie zmieniono; wiadomość nie podaje, kto złożył wniosek. Zawiadomienia o zmianie, ustawieniu i odzyskaniu hasła oraz wiadomość na adres przypisany do innego konta służą temu, żeby właściciel konta dowiedział się o czynności, której sam nie wykonał, albo o próbie użycia jego adresu i mógł zareagować, zanim ktoś przejmie konto. Podstawą ich wysyłki jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 32 tego rozporządzenia; prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona kont i danych klientów przed dostępem osoby nieuprawnionej.

Oferta kancelarii w panelu klienta. Kancelaria jako administrator wykorzystuje identyfikator konta, uprawnienie osoby w firmie, zapis zgody i sprzeciwu oraz trzy cechy firmy klienta w portalu — oznaczenie „Raport dostępny dla tej firmy”, to, czy usługa raportu jest włączona, i to, czy współpraca trwa — żeby pokazywać w panelu klienta ofertę własnych usług — wyłącznie osobie, która udzieliła zgody na informacje handlowe kancelarii (art. 398 ust. 1 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej) i nie wniosła sprzeciwu. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes kancelarii, którym jest marketing bezpośredni jej usług (art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679). Do doboru oferty kancelaria nie wykorzystuje liczb z ksiąg klienta. Zgodę można cofnąć w każdej chwili w ustawieniach konta, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego pokazywania ofert. Zapisy zgody i sprzeciwu przechowujemy przez czas istnienia konta, a po jego usunięciu przez pięć lat wyłącznie jako dowód uzyskania zgody (art. 7 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 400 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej) i do obrony przed karą pieniężną (art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679); a prośbę „Aktywuj raport” z odpowiedzią kancelarii — przez czas istnienia firmy klienta w portalu.

Prawo sprzeciwu. Mają Państwo prawo w każdej chwili sprzeciwić się wykorzystywaniu Państwa danych do marketingu bezpośredniego kancelarii (art. 21 ust. 2 i 3 rozporządzenia 2016/679) — przyciskiem „Nie pokazuj tej oferty” przy ofercie albo w ustawieniach konta. Po sprzeciwie kancelaria nie wykorzystuje danych do tego celu.

4. Zapytania z formularza kontaktu

Formularz kontaktu obejmuje dane podane przez piszącego: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej i treść wiadomości, a w przypadku przedsiębiorcy także firmę, numer identyfikacji podatkowej (NIP) i numer telefonu. Osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej albo nie ma polskiego numeru NIP, oświadcza to w formularzu i może nie podawać firmy, NIP ani numeru telefonu; samego oświadczenia portal nie zapisuje. Dane służą odpowiedzi na zapytanie i ewentualnemu przedstawieniu oferty. Gdy kancelaria zakłada na podstawie zapytania firmę klienta i konto w portalu, firma i NIP z zapytania trafiają do karty firmy klienta (sekcja 7), a imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej i numer telefonu do danych konta (sekcja 3). Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679, a prawnie uzasadnionym interesem — udzielenie odpowiedzi osobie, która sama się zwróciła; gdy zapytanie prowadzi do umowy, podstawą staje się art. 6 ust. 1 lit. b.

Portal zapisuje także kanał, z którego przyszło zapytanie (np. Facebook) — bez danych osoby. Kanał może pochodzić z dobrowolnego wyboru piszącego albo z parametru z w odnośniku. Portal zapisuje tylko klucz z zamkniętego słownika; parametrów reklamowych utm_* nie czyta ani nie zapisuje. Dane samego formularza nadal mogą identyfikować osobę; zdanie „bez danych osoby” dotyczy wyłącznie wartości kanału.

O nowym zapytaniu portal zawiadamia kancelarię wiadomością wysyłaną na adres jej poczty elektronicznej. Zawiadomienie zawiera dane kontaktowe piszącego: imię i nazwisko, firmę, NIP, numer telefonu i adres poczty elektronicznej. Treści wiadomości zawiadomienie nie zawiera. Zawiadomienie nadaje i przechowuje dostawca poczty elektronicznej kancelarii (sekcja 13); okres jego przechowywania podaje sekcja 14.

Formularz jest chroniony przed zgłoszeniami automatycznymi: portal liczy zgłoszenia z jednego adresu, sprawdza ukryte pole pułapki i mierzy czas wypełniania. Licznik i pomiar żyją wyłącznie w pamięci programu, natomiast adres internetowy urządzenia trafia do rejestru czynności portalu razem z podanym adresem poczty. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 32 tego rozporządzenia.

Prosimy nie umieszczać w formularzu ani w rozmowie danych o zdrowiu i innych danych szczególnych kategorii. Sprawy wymagające takich danych prowadzimy drogą, w której da się je odpowiednio zabezpieczyć.

4a. Zamówienia w sklepie

Sklep portalu przyjmuje zamówienia bez zakładania konta. Formularz zamówienia zbiera dane podane przez nabywcę: imię i nazwisko albo nazwę, adres poczty elektronicznej, adres do faktury oraz — jeżeli nabywca go poda — NIP. Portal zapisuje ponadto treść i chwilę złożonych oświadczeń (akceptację regulaminu sklepu oraz zgodę na dostarczenie plików albo żądanie rozpoczęcia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, jeżeli nabywca takie oświadczenie złożył — jest ono dobrowolne, a gdy nabywca go nie złożył, portal zapisuje także ten fakt), numer wersji zaakceptowanego regulaminu sklepu, treść okazanej informacji o przetwarzaniu danych, stan zamówienia z datami jego złożenia, potwierdzenia wpłaty, wykonania i anulowania, wynik wysyłki wiadomości o zamówieniu oraz liczbę i czas pobrań każdego pliku. Administratorem tych danych jest kancelaria jako sprzedawca.

Dane służą zawarciu i wykonaniu umowy sprzedaży plików albo umowy o świadczenie usługi, w tym wysłaniu potwierdzenia zawarcia umowy i odnośnika do strony zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679), wystawieniu faktury i przechowaniu dokumentacji sprzedaży, czego wymagają przepisy podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c), oraz rozpatrzeniu reklamacji i ustaleniu, dochodzeniu albo obronie roszczeń z umowy, w tym wykazaniu treści złożonych oświadczeń i dostarczenia plików (art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes kancelarii).

Formularz zamówienia jest chroniony przed zgłoszeniami automatycznymi tak samo jak formularz kontaktu (sekcja 4). Adres internetowy urządzenia, z którego złożono zamówienie albo pobrano plik, oraz adres poczty elektronicznej, na który portal wysłał wiadomość o zamówieniu, trafiają do rejestru czynności portalu (sekcja 11). Do liczenia dobowego limitu zamówień na jeden adres poczty elektronicznej portal zapisuje ponadto przy zamówieniu skrót tego adresu, liczony z użyciem tajnego klucza (sekcja 14). Podstawą obu tych zapisów jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 32 tego rozporządzenia, a prawnie uzasadnionym interesem kancelarii jest bezpieczeństwo portalu i ochrona sklepu przed zamówieniami składanymi masowo albo na cudzy adres poczty elektronicznej. Strona zamówienia jest dostępna wyłącznie pod odnośnikiem wysłanym nabywcy; portal przechowuje jedynie skrót tego odnośnika.

Dane nabywców otrzymują odbiorcy opisani w sekcji 13: dostawca serwera, na którym pracuje portal, oraz dostawca poczty elektronicznej kancelarii — ten drugi otrzymuje adres nabywcy i treść wiadomości o zamówieniu (potwierdzenia zawarcia umowy z regulaminem sklepu, wiadomości po zaksięgowaniu wpłaty i wiadomości o anulowaniu) i przetwarza pocztę także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na podstawie wskazanej w sekcji 13. Zaszyfrowane kopie zapasowe portalu, opisane w tej samej sekcji, obejmują także dane zamówień.

Okresy przechowywania danych zamówień podaje sekcja 14, a prawa nabywcy — sekcja 17. Podanie danych w formularzu zamówienia jest dobrowolne, ale bez nich nie przyjmiemy zamówienia.

5. Rozmowa z kancelarią w portalu

Portal przechowuje treść wiadomości, ich autora, czas wysłania i odnotowanie odczytania. Rozmowa jest częścią usługi dostępu do portalu, więc podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679. Treść wiadomości pisze użytkownik i to on decyduje, co w niej umieszcza; rozmowa nie jest miejscem na dane o zdrowiu ani inne dane szczególnych kategorii.

6. Dokumenty w portalu

Klient przekazuje kancelarii dokumenty przez portal, a kancelaria publikuje dla klienta dokumenty gotowe. Pliki leżą na serwerze wyłącznie w postaci zaszyfrowanej: każdy plik ma własny klucz, a ten klucz jest zamknięty kluczem głównym portalu. Klucza głównego nie ma ani w plikach, ani w bazie danych — portal trzyma go w osobnym, chronionym magazynie kluczy na tym samym serwerze, na którym działa; jego utrata czyni pliki nieczytelnymi. Udostępnienie każdej paczki dokumentów opublikowanej przez kancelarię i każde pobranie takiego dokumentu portal odnotowuje w rejestrze czynności (sekcja 11).

Wobec danych osobowych zawartych w tych dokumentach kancelaria jest podmiotem przetwarzającym — patrz sekcja 2.

Dokument pozostaje dostępny w portalu przez pięć lat liczonych od początku roku następującego po roku wgrania, potem trafia na trzydzieści dni do kwarantanny, a następnie portal usuwa dokument ze swoich zasobów; kopie zapasowe sporządzone wcześniej zawierają go w postaci zaszyfrowanej do czasu ich usunięcia zgodnie z zasadami z sekcji 14. Przed usunięciem dokumentu z portalu klient dostaje zawiadomienie. Wyjątkiem jest dokument przekazany przez klienta, którego kancelaria nie oznaczyła jeszcze jako sprawy zamkniętej: taki dokument pozostaje w portalu także po upływie okresu i nie jest usuwany, ponieważ portal może być jego jedynym nośnikiem, a art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje chronić dowody księgowe przed zniszczeniem; usunięcia takiego dokumentu klient może zażądać w każdej chwili. Dokumenty opublikowane przez kancelarię są kopią i podlegają usunięciu zawsze. Przed usunięciem dokumentu sprawdzamy, czy nie upłynął jeszcze dłuższy, rzeczywisty termin przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dokument dotyczy; w razie wątpliwości sprawy nie oznaczamy jako zamkniętej, dopóki ten termin nie zostanie potwierdzony. Ten okres jest okresem dostępności dokumentu w portalu, ustalonym umownie i wzorowanym na art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Nie zastępuje on ustawowego obowiązku przechowywania dokumentacji, który ciąży na kliencie i który — ze względu na art. 70 § 1 i art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa — bywa dłuższy. Klient powinien zachować własne kopie.

7. Dane firmy klienta, faktury i Krajowy System e-Faktur

Portal przechowuje kartę firmy klienta: nazwę i nazwę skróconą, numer identyfikacji podatkowej, adres, adres poczty elektronicznej do faktur, numer rachunku bankowego i wzór numeracji faktur. Dane te wpisuje klient albo kancelaria i służą wystawianiu faktur.

W zakresie danych nabywców widniejących na fakturach wystawianych przez klienta kancelaria występuje jako podmiot przetwarzający: obowiązek wystawienia faktury ciąży na kliencie jako podatniku, nie na kancelarii.

Portal potrafi przekazać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur prowadzonego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Przy pracy w środowisku produkcyjnym przekazanie wykonuje obowiązek podatkowy klienta, a podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679 w związku z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Środowisko tego systemu, w którym portal pracuje, jest wskazane u góry każdej strony portalu po zalogowaniu. Docelowym środowiskiem, w którym pracuje portal udostępniony klientom, jest środowisko produkcyjne; kancelaria ustawia je przed dopuszczeniem klienta do wystawiania i odbierania faktur, a wcześniejsze przebiegi próbne wykonuje wyłącznie własnym kontem testowym kancelarii, bez użycia danych klienta. Jeżeli mimo to w chwili przekazania dokumentu portal pracuje w środowisku testowym albo przedprodukcyjnym, dokument tam przekazany nie jest fakturą i nie wykonuje żadnego obowiązku podatkowego. Wobec danych samego klienta podstawą tego przekazania jest wówczas art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — sprawdzenie działania usługi zamówionej przez klienta; podstawa ta nie obejmuje danych osoby trzeciej wskazanej na dokumencie jako kontrahent, ponieważ osoba ta nie jest stroną tej umowy. Wobec danych takiej osoby trzeciej podstawą jest udokumentowane polecenie klienta jako administratora tych danych, wynikające ze złożenia przez niego dokumentu do wysyłki w portalu.

Poświadczenie klienta do Krajowego Systemu e-Faktur — token albo, od 11 września 2026 r., plik certyfikatu z kluczem prywatnym — jeżeli klient je w portalu zapisze, jest przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a każdy dostęp do niego jest odnotowywany.

Hasła do klucza certyfikatu portal domyślnie nie przechowuje: klient podaje je przy każdej czynności, a portal używa go tylko w jej trakcie. Klient może jednak w ustawieniach konta, po zapoznaniu się z oświadczeniem o ryzyku i wyłącznie w sesji potwierdzonej drugim składnikiem, polecić portalowi przechowanie tego hasła. Wtedy portal zapisuje hasło w postaci zaszyfrowanej w osobnej kopercie kryptograficznej obok pliku certyfikatu, kluczem, który portal przechowuje na serwerze, i używa go wyłącznie w sesji osoby, która złożyła polecenie jego przechowania, nigdy w zadaniach wykonywanych w tle; inne osoby, których konta są przypisane do firmy klienta, podają hasło same przy każdej czynności. Portal odnotowuje to polecenie jak inne oświadczenia w portalu (treść i wersję oświadczenia, chwilę, osobę, adres sieciowy, identyfikator sesji, użycie drugiego składnika) i przechowuje ten zapis przez okres podany w sekcji 14. Osoba, która złożyła polecenie, może je cofnąć w każdej chwili w ustawieniach konta; cofnięcie natychmiast usuwa hasło z bazy portalu; kopie zapasowe sporządzone wcześniej zawierają je w postaci zaszyfrowanej do czasu ich usunięcia zgodnie z zasadami przechowywania kopii opisanymi w sekcji 14. Portal przechowuje poświadczenie KSeF jeden raz dla całej firmy klienta, a nie osobno dla każdego konta, dlatego hasło jest usuwane także wtedy, gdy certyfikat usunie lub wymieni którakolwiek osoba, której konto jest przypisane do firmy klienta, oraz przy unieważnieniu poświadczenia przez portal lub kancelarię, a także wtedy, gdy konto osoby, która złożyła polecenie, zostanie wyłączone albo przypisane do innej firmy; portal usuwa je ponadto samoczynnie, gdy zapisane hasło przestanie otwierać plik certyfikatu. Do 14 października 2026 r. zmiana hasła do portalu, jego ustawienie w ustawieniach konta albo odzyskanie oraz wyłączenie albo zresetowanie drugiego składnika usuwają z portalu całe poświadczenie — certyfikat razem z przechowywanym hasłem — i klient musi je zapisać ponownie; dotyczy to zmiany dokonanej na koncie którejkolwiek osoby, której konto jest przypisane do firmy klienta. Od 15 października 2026 r. zmiana hasła do portalu, jego ustawienie w ustawieniach konta albo odzyskanie ani wyłączenie albo zresetowanie drugiego składnika nie usuwają z portalu poświadczenia ani przechowywanego hasła. Przechowanie hasła obniża ochronę certyfikatu: osoba, która uzyska dostęp do serwera i kluczy portalu, mogłaby użyć certyfikatu bez udziału klienta — dlatego kancelaria zaleca podawanie hasła przy każdej czynności, a decyzję o przechowaniu podejmuje klient na własne ryzyko i odpowiedzialność.

Token nie jest chroniony hasłem klienta: jest zaszyfrowany kluczem, który kancelaria przechowuje na serwerze portalu, więc osoba mająca dostęp do tego serwera może go technicznie użyć bez udziału klienta. Dlatego zasadą jest certyfikat, który kancelaria zaleca, a token zapisuje się w portalu wyłącznie na własną, wyraźną decyzję klienta, odnotowaną w umowie z kancelarią; portal nie uniemożliwia technicznie zapisania tokenu bez takiej decyzji. Niezależnie od postaci portal używa zapisanego poświadczenia wyłącznie do czynności zleconej z konta klienta w sesji potwierdzonej drugim składnikiem logowania. Zapisanie poświadczenia jest funkcją usługi zamówioną przez klienta, więc podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679.

Od 11 września 2026 r. portal przechowuje plik faktury przekazanej do Krajowego Systemu e-Faktur dokładnie w tej postaci, w jakiej przyjął go system, oraz urzędowe poświadczenie odbioru, jeżeli system je zwrócił — w postaci zaszyfrowanej, tak jak dokumenty. Służą one klientowi do pobrania i okazania, a kancelarii do zaksięgowania; każde pobranie jest odnotowywane. Portal przechowuje je tak długo, jak zapis samej faktury (sekcja 14). Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — wykonanie zamówionej usługi.

Od 11 września 2026 r. portal — wyłącznie na żądanie klienta i jego własnym poświadczeniem — pobiera z Krajowego Systemu e-Faktur faktury, w których klient jest nabywcą, i przechowuje je: plik faktury w postaci zaszyfrowanej, tak jak dokumenty, a dane sprzedawcy, numer, daty i kwoty — jawnie w bazie portalu, tak samo jak dane pozostałych faktur, pod ochroną ograniczenia dostępu, nie szyfrowania. Służą one klientowi do obejrzenia i zakwalifikowania, a kancelarii do zaksięgowania; każde pobranie jest odnotowywane. W zakresie danych sprzedawców będących osobami fizycznymi kancelaria występuje, tak jak przy danych nabywców wyżej, jako podmiot przetwarzający na zlecenie klienta. Wobec danych samego klienta podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — wykonanie zamówionej usługi; wobec danych sprzedawców podstawę przetwarzania ma klient jako ich administrator (sekcja 2). Okres przechowywania opisuje sekcja 14.

Portal — wyłącznie na żądanie klienta i jego własnym poświadczeniem — pobiera z Krajowego Systemu e-Faktur także faktury, w których klient jest sprzedawcą, w tym faktury wystawione przez niego poza portalem, i przechowuje je: plik faktury w postaci zaszyfrowanej, tak jak dokumenty, a nazwę i numer identyfikacji podatkowej nabywcy, numer faktury, datę wystawienia i kwoty — jawnie w bazie portalu, tak samo jak dane pozostałych faktur, pod ochroną ograniczenia dostępu, nie szyfrowania. Pozostałe dane osobowe z faktury, w tym adres nabywcy i pozycje faktury, portal przechowuje wyłącznie w zaszyfrowanym pliku, chyba że klient wystawi do tej faktury korektę — wtedy stosuje się akapit o fakturach korygujących. Służą one klientowi do obejrzenia i pobrania, a kancelarii do zaksięgowania; każde pobranie jest odnotowywane. W zakresie danych nabywców będących osobami fizycznymi kancelaria występuje, tak jak przy danych nabywców wyżej, jako podmiot przetwarzający na zlecenie klienta. Wobec danych samego klienta podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — wykonanie zamówionej usługi; wobec danych nabywców podstawę przetwarzania ma klient jako ich administrator (sekcja 2). Okres przechowywania opisuje sekcja 14.

Portal umożliwia klientowi wystawienie faktury korygującej. Przy korekcie faktury sprzedaży pobranej z Krajowego Systemu e-Faktur portal odczytuje z zaszyfrowanego pliku tej faktury nazwę, numer identyfikacji podatkowej i adres nabywcy oraz pozycje faktury i przepisuje je do zapisu korekty, który przechowuje jawnie w bazie portalu, tak samo jak dane faktury wystawionej w portalu, pod ochroną ograniczenia dostępu, nie szyfrowania. Przy korekcie faktury wystawionej poza portalem te same dane wpisuje do portalu klient i portal przechowuje je w ten sam sposób. W zakresie danych nabywców będących osobami fizycznymi kancelaria występuje, tak jak przy danych nabywców wyżej, jako podmiot przetwarzający na zlecenie klienta, a podstawę przetwarzania ma klient jako ich administrator (sekcja 2). Okres przechowywania opisuje sekcja 14.

Od 12 września 2026 r. portal zapisuje także oświadczenia klienta o fakturach zakupowych (potwierdzenie zdarzenia, zakwestionowanie faktury, cofnięcie oświadczenia): dosłowną treść oświadczenia, chwilę złożenia, imię, nazwisko i adres poczty osoby, która je złożyła, odcisk obrazu faktury i oznaczenie arkusza, którym obraz narysowano, oraz uwagę wpisaną przez klienta. Dane te są dowodem, kto, kiedy i o czym oświadczył, i przechowujemy je przez okres podany w sekcji 14; po cofnięciu oświadczenia wcześniejszy wpis pozostaje w historii. Odrębnie każde złożenie i cofnięcie oświadczenia odnotowujemy w rejestrze czynności — ten wpis niesie ponadto adres IP i przechowujemy go przez okres wskazany dla rejestru czynności w sekcji 14, czyli krócej niż samo oświadczenie. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — wykonanie zamówionej usługi.

8. Akceptacja umowy i innych dokumentów w portalu

Kancelaria przedkłada w portalu dokumenty do akceptacji — umowę o prowadzenie ksiąg wraz z załącznikami, umowę powierzenia przetwarzania danych i kolejne wersje cennika; dokumenty umowy zawieranej w portalu przedkłada przed jej zawarciem, na koncie założonym w tym celu (sekcja 3). Klient ogląda dokument i oświadcza, że jest uprawniony do reprezentowania swojej firmy oraz że ten dokument przyjmuje. Oświadczenie składa się w postaci elektronicznej; jest to forma dokumentowa w rozumieniu art. 77² Kodeksu cywilnego.

Portal przyjmuje takie oświadczenie wyłącznie od osoby zalogowanej kodem z aplikacji uwierzytelniającej albo kodem zapasowym, czyli w sesji potwierdzonej drugim składnikiem logowania, i odmawia jego przyjęcia, gdy sesja tego potwierdzenia nie ma. Samo zalogowanie się do portalu drugiego składnika nie wymaga: włącza go użytkownik w ustawieniach swojego konta i dopóki tego nie zrobi, może portal oglądać, ale nie złoży w nim ani akceptacji dokumentu, ani oświadczenia o fakturze.

Portal zapisuje przy takim oświadczeniu: tytuł dokumentu i numer jego wersji, techniczny odcisk pliku, który klient miał przed sobą, dosłowną treść złożonego oświadczenia wraz z jej odciskiem i numerem wersji wzorca, chwilę złożenia, konto użytkownika, imię i nazwisko oraz adres poczty elektronicznej z chwili złożenia, funkcję albo podstawę umocowania podaną przez osobę składającą, adres internetowy urządzenia, identyfikator sesji i informację o tym, że sesja była potwierdzona drugim składnikiem. Wycofanie akceptacji jest osobnym wpisem z podaniem powodu; wpis wcześniejszy zostaje w historii, ponieważ rejestr wyłącznie się dopisuje i nigdy nie jest poprawiany.

Po co. Żeby po latach dało się wykazać, kto, kiedy i jaki dokument — tytuł, wersja, skrót jego treści — przyjął, oraz jakiej treści oświadczenie w tej sprawie złożył. Sam skrót nie pozwala odtworzyć treści dokumentu, którego dotyczy — służy wyłącznie do sprawdzenia, czy posiadana kopia odpowiada przyjętej wersji. Dlatego przez okres przechowywania tego wpisu (sekcja 14) przechowujemy odrębnie, poza automatycznym cyklem usuwania plików portalu opisanym w sekcji 6, kopię treści każdego dokumentu, którego dotyczyła akceptacja. Zapis ten jest dokumentem w rozumieniu art. 77³ Kodeksu cywilnego i dowodem złożenia oświadczenia oraz jego treści, a gdy umowę zawiera się w portalu — także dowodem jej zawarcia.

Podstawa. Art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — złożenie oświadczenia jest czynnością wykonywaną w ramach umowy i zmierzającą do jej zawarcia. Przechowywanie wpisu po złożeniu oświadczenia opiera się dodatkowo na art. 6 ust. 1 lit. f tego rozporządzenia; prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość wykazania treści zawartej umowy oraz rozliczalność wymagana przez art. 5 ust. 2 rozporządzenia. Okres przechowywania podaje sekcja 14.

9. Osoby reprezentujące klienta i osoby wskazane do kontaktu

Zawarcie i wykonywanie umowy o prowadzenie ksiąg wymaga danych osób, które działają za klienta: właściciela albo członków zarządu, prokurenta, pełnomocnika, osoby wskazanej do bieżącego kontaktu, a przy kliencie niebędącym osobą fizyczną — także beneficjenta rzeczywistego. Wobec tych danych kancelaria jest administratorem, a nie podmiotem przetwarzającym, ponieważ przetwarza je dla wykonania własnych obowiązków.

Przetwarzamy imię i nazwisko, funkcję albo podstawę umocowania, służbowy adres poczty elektronicznej i numer telefonu, a na potrzeby obowiązków opisanych niżej — również obywatelstwo, numer PESEL albo datę i państwo urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości oraz adres zamieszkania, jeżeli nim dysponujemy. Dane otrzymujemy od klienta, a sprawdzamy je w dokumentach okazanych przez osobę oraz w rejestrach publicznych.

Cele i podstawy. Kontakt i wykonywanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679, a prawnie uzasadnionym interesem jest porozumiewanie się z osobą, którą klient do tego wskazał, oraz ustalenie, kto jest umocowany do działania w jego imieniu. Wykonanie obowiązków, które na kancelarię jako podmiot prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nakłada ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu — art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679. Ustawa ta każe zastosować wobec klienta środki bezpieczeństwa finansowego: zidentyfikować klienta i beneficjenta rzeczywistego, zidentyfikować osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz zweryfikować jej tożsamość i umocowanie, ocenić stosunki gospodarcze i monitorować je na bieżąco (art. 33–37 ustawy), a także przechowywać uzyskane dokumenty i informacje.

Jak długo. Dokumenty i informacje uzyskane przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przechowujemy przez pięć lat — licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem, a wyniki analiz od dnia ich przeprowadzenia (art. 49 ust. 1 i 2 tej ustawy). Dane osób wskazanych do kontaktu, niepotrzebne do wykonania tych obowiązków, usuwamy po zakończeniu umowy i upływie okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających.

Czego nie robimy. Danych tych nie wykorzystujemy do marketingu i nie przekazujemy ich nikomu poza przypadkami, w których nakazuje to prawo — w szczególności na żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej albo innego organu uprawnionego — oraz poza przekazaniem ubezpieczycielowi odpowiedzialności cywilnej kancelarii lub pełnomocnikowi prowadzącemu w jej imieniu sprawę, w zakresie koniecznym do zgłoszenia szkody albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, na zasadach opisanych w sekcji 13. Nie dotyczy to danych konta osoby, która udzieliła zgody na informacje handlowe kancelarii (sekcja 3). Podanie tych danych nie jest dobrowolne w tym znaczeniu, że bez nich kancelaria nie może zawrzeć ani wykonywać umowy: ustawa zakazuje nawiązania stosunków gospodarczych, gdy zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego jest niemożliwe. Wobec przetwarzania opartego na obowiązku ustawowym nie przysługuje sprzeciw; pozostałe prawa opisuje sekcja 17.

10. Dane osoby weryfikującej wpisy w dziale „Wiedza”

Pod każdym wpisem opublikowanym w dziale Wiedza stoi adnotacja wskazująca osobę, która tekst sprawdziła i przyjęła do publikacji. Publikujemy w niej imię i nazwisko tej osoby oraz datę przyjęcia tekstu. Nie publikujemy jej prywatnego adresu, numeru telefonu ani danych niezwiązanych z pełnioną rolą. Wewnętrznie portal zapisuje dodatkowo, z którego konta nastąpiło przyjęcie tekstu, oraz techniczny odcisk przyjętej treści; kopii samego tekstu z dnia przyjęcia nie przechowujemy.

Po co. Czytelnik ma wiedzieć, kto wziął odpowiedzialność redakcyjną za tekst, który czyta. Adnotacja pełni przy tym drugą rolę: to właśnie sprawdzenie tekstu przez człowieka i odpowiedzialność redakcyjną wskazanej w niej osoby zwalniają nasze wpisy z obowiązku ujawnienia, że tekst został sztucznie wygenerowany albo zmieniony — obowiązku, o którym mowa w art. 50 ust. 4 akapit drugi rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689. Udział narzędzi sztucznej inteligencji ujawniamy mimo tego zwolnienia, a sam ten przepis nie nakazuje podawać czyjegokolwiek nazwiska.

Podstawa. Prawnie uzasadniony interes administratora i czytelników, polegający na jawności autorstwa i odpowiedzialności za publikowane treści — art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679. Publikacja imienia i nazwiska nie jest wykonaniem obowiązku prawnego i nie opiera się na zgodzie.

Dane są jawne: widzi je każdy, kto otworzy stronę wpisu, wykaz wpisów, kanał treści albo pulpit zalogowanego klienta; wyszukiwarki mogą je pobrać i przechowywać we własnych zbiorach. Osobie tej przysługuje prawo sprzeciwu na podstawie art. 21 rozporządzenia 2016/679, a skutek uwzględnionego sprzeciwu jest w portalu widoczny wprost: wpis, pod którym nie da się złożyć pełnej adnotacji, przestaje być pokazywany.

11. Zapisy o korzystaniu z portalu

Portal prowadzi rejestr czynności, w którym odnotowuje, kto i kiedy wykonał czynność mającą znaczenie dla bezpieczeństwa albo dla dokumentów, wraz z adresem internetowym urządzenia — w tym udostępnienie każdej paczki dokumentów opublikowanej przez kancelarię i każde pobranie takiego dokumentu, z oznaczeniem konta, z którego go pobrano. Osobno powstaje dziennik techniczny programu oraz dziennik pośrednika sieciowego, przez którego przechodzi ruch; oba zapisują adres internetowy odwiedzającego. Portal ogranicza też liczbę żądań z jednego adresu, żeby nie dało się go przeciążyć.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679 w związku z art. 32 tego rozporządzenia: rozliczalność czynności w portalu oraz jego bezpieczeństwo.

Przy każdym zalogowaniu portal zakłada techniczny zapis sesji logowania, w którym odnotowuje konto, firmę klienta, w której osoba pracuje w tej sesji, chwilę zalogowania, chwilę ostatniej zmiany firmy, chwilę ostatniej aktywności (odnotowywaną najwyżej raz na godzinę) oraz chwilę i przyczynę zakończenia sesji albo odłączenia od niej firmy. Zapis służy dwóm celom. Pierwszym jest ustalenie przy każdym żądaniu, w której firmie osoba pracuje w tej sesji, oraz zmiana tej firmy na inną, do której osoba ma dostęp; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679 — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o dostęp do portalu. Drugim jest bezpieczeństwo konta: zapis pozwala portalowi zamknąć sesję albo odłączyć od niej firmę, gdy zmienią się zabezpieczenia konta, gdy kancelaria wyłączy konto albo przeniesie je do innej firmy, albo gdy kancelaria, właściciel konta firmy lub współadministrator odbierze osobie dostęp do firmy; podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f tego rozporządzenia w związku z jego art. 32. Zapis sesji zakończonej portal usuwa po trzydziestu dniach od jej zakończenia.

Po wydaniu klientowi ksiąg i dokumentów w portalu po zakończeniu umowy kancelaria sporządza wyciąg z rejestru czynności dotyczący ich udostępnienia i pobrania i zachowuje go razem z protokołem wydania jako dowód wydania. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679, a prawnie uzasadnionym interesem kancelarii — możliwość wykazania, że wydała klientowi księgi i dokumenty, oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń. Okres przechowywania wyciągu podaje sekcja 14.

12. Dane zapisywane w przeglądarce

Portal zakłada w przeglądarce cztery pliki cookie, wszystkie niezbędne do jego działania i wszystkie niedostępne dla skryptów strony. Pierwszy chroni przed fałszerstwem żądania, powstaje na każdej stronie — także czysto informacyjnej — i znika z zamknięciem przeglądarki. Drugi jest plikiem sesji zalogowanego użytkownika i wygasa po ośmiu godzinach od ostatniej czynności; jeżeli przy logowaniu zaznaczono „Zapamiętaj mnie", przetrwa zamknięcie przeglądarki. Trzeci jest krótkotrwałym plikiem pośrednim między podaniem hasła a podaniem kodu drugiego składnika i wygasa po pięciu minutach. Czwarty przenosi komunikat o wyniku czynności na koncie z jednej strony na następną i wygasa po pięciu sekundach. Portal nie zapamiętuje urządzenia przy logowaniu kodem — kod trzeba podać przy każdym logowaniu.

Poza plikami cookie portal zapisuje w pamięci lokalnej przeglądarki jeden wpis o nazwie ocp-theme. Jego funkcją jest zapamiętanie wyboru między motywem jasnym a ciemnym, a celem — pokazanie tego samego motywu przy następnej wizycie. Wpis powstaje dopiero wtedy, gdy odwiedzający sam użyje przełącznika motywu, dotyczy tak samo osób zalogowanych i niezalogowanych, nie jest wysyłany na serwer i pozostaje w przeglądarce do czasu wyczyszczenia jej danych. Można go usunąć w ustawieniach przeglądarki — portal pokaże wtedy motyw jasny.

Powyższe wyliczenie jest zupełne: poza tymi pozycjami portal nie zapisuje w przeglądarce niczego. Nie prowadzi statystyk odwiedzin i nie stosuje śledzenia ani reklamy podmiotów trzecich. Jedyną reklamą na portalu są oznaczone bloki „Oferta kancelarii” z reklamą usług własnych wydawcy; nie zapisują one w przeglądarce niczego i niczego z niej nie odczytują. Na żadną z tych pozycji nie zbieramy zgody, ponieważ każda z nich jest konieczna do dostarczenia usługi żądanej przez odwiedzającego — pliki cookie służą działaniu i bezpieczeństwu samego portalu, a wpis o motywie powstaje wyłącznie w następstwie kliknięcia przełącznika, czyli wykonuje to, o co odwiedzający właśnie poprosił (art. 399 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej). Otwarcie strony portalu nie łączy przeglądarki z żadnym serwerem poza serwerem portalu — krój pisma jest serwowany z własnego serwera.

13. Odbiorcy danych i przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przetwarzane w portalu otrzymują czterej odbiorcy:

Smarthost sp. z o.o., ul. Partyzantów 1, 42-217 Częstochowa — dostawca serwera, na którym pracuje portal wraz ze swoją bazą danych i nocnymi kopiami zapasowymi, z własną serwerownią w Polsce, któremu kancelaria powierzyła przetwarzanie na podstawie umowy zawartej zgodnie z art. 28 rozporządzenia 2016/679.

Google — dostawca poczty elektronicznej kancelarii (usługa Google Workspace). Portal nie ma własnego serwera poczty: każdą wiadomość — zaproszenie do portalu, odnośnik do ustawienia albo odzyskania hasła, zawiadomienie o czynności na koncie, zawiadomienie o dokumencie — nadaje przez skrzynkę kancelarii u tego dostawcy. Dostawca otrzymuje więc adres odbiorcy, temat i treść wiadomości i zachowuje jej kopię w skrzynce nadawczej kancelarii. Ten sam dostawca obsługuje pocztę przychodzącą domeny kancelarii, więc trafia do niego także odpowiedź na taką wiadomość. Przetwarzanie odbywa się na warunkach przetwarzania danych przyjętych przez kancelarię przy zakładaniu konta organizacji, odpowiadających art. 28 rozporządzenia 2016/679.

Google — usługa przechowywania plików w chmurze (Dysk Google), czyli ten sam dostawca co przy poczcie, ale inna jego usługa. Kancelaria przechowuje w niej kopie zapasowe portalu. Co noc powstaje kopia bazy portalu i wgranych do niego dokumentów; kopia ta jest szyfrowana, pobierana na stanowisko księgowe kancelarii, a następnie przechowywana także w tej usłudze chmurowej oraz na nośniku zewnętrznym kancelarii. Dostawca przechowuje wyłącznie zaszyfrowane archiwum i nie może go otworzyć — kluczem do niego dysponuje wyłącznie kancelaria.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych jako organ prowadzący Krajowy System e-Faktur — w zakresie faktur przekazywanych przez portal.

Czego nie robimy z dokumentami klientów portalu. Dokumentów tych nie poddajemy odczytowi treści z ich obrazu (rozpoznawaniu tekstu) ani przetwarzaniu przez model językowy i nie przekazujemy ich w tym celu żadnemu dostawcy takiej usługi. Kancelaria może to robić dopiero wtedy, gdy klient wyrazi na to odrębną zgodę w formie dokumentowej, na zasadach opisanych w umowie powierzenia przetwarzania; przed przyjęciem takiej zgody kancelaria przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych, o której mowa w art. 35 rozporządzenia 2016/679. Dopóki zgoda nie zostanie wyrażona, obie te drogi pozostają dla dokumentów klienta wyłączone.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy. W bieżącej pracy portalu pliki dokumentów, faktury, dane kont, treść rozmów w portalu i zapisy rejestrów są przetwarzane na serwerze w Polsce. Poza Europejski Obszar Gospodarczy — w tym do Stanów Zjednoczonych — trafiają natomiast dwie rzeczy. Pierwszą są dane zawarte w poczcie elektronicznej, ponieważ dostawca poczty przetwarza ją także w swoich ośrodkach poza Europą. Drugą są zaszyfrowane kopie zapasowe portalu przechowywane w usłudze chmurowej tego samego dostawcy: opuszczają one Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, a klucz do nich ma tylko kancelaria, więc dostawca nie poznaje ich treści. Podstawa przekazania jest w obu wypadkach ta sama. Jest nią decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. przyjęta na podstawie rozporządzenia 2016/679 w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych zapewnianego przez Ramy ochrony danych UE–USA (Dz. Urz. UE L 231 z 20.09.2023, s. 118), a w zakresie nieobjętym tą decyzją — standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich na podstawie rozporządzenia 2016/679 (Dz. Urz. UE L 199 z 7.06.2021, s. 31). Dostawca obu tych usług — poczty elektronicznej i przechowywania plików w chmurze — jest jeden i ten sam, a warunki przetwarzania danych przyjęła u niego kancelaria wspólnie dla obu. Dostawca ten oświadcza w swoim jawnym wykazie rozwiązań stosowanych do przekazywania danych, że od 1 września 2023 r. opiera przekazywanie danych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do Stanów Zjednoczonych na wymienionej wyżej decyzji, a spółka Google LLC jest w Ramach ochrony danych UE–USA certyfikowana; warunki przetwarzania danych przyjęte przez kancelarię u tego dostawcy przewidują zaś, że w zakresie, w jakim taka podstawa nie ma zastosowania, przekazanie odbywa się na standardowych klauzulach umownych. Kopię tych klauzul wydamy na żądanie zgłoszone przez formularz kontaktu.

Co z tego wynika dla Państwa. W wiadomościach wysyłanych przez portal nie umieszczamy dokumentów ani danych, które nie są potrzebne do wykonania czynności — dokumenty pobiera się po zalogowaniu, a nie z poczty. Sprawę, w której zależy Państwu na tym, by dane nie opuściły Europejskiego Obszaru Gospodarczego w postaci czytelnej, prosimy prowadzić w portalu po zalogowaniu, a nie pocztą elektroniczną: poza ten obszar wychodzi wtedy wyłącznie zaszyfrowana kopia zapasowa, której dostawca nie potrafi otworzyć. Nie dotyczy to formularza kontaktu: o zapytaniu z formularza portal zawiadamia kancelarię pocztą elektroniczną, a zawiadomienie zawiera dane kontaktowe piszącego (sekcja 4).

Kancelaria nie sprzedaje danych i nie udostępnia ich w celach marketingowych podmiotom trzecim. W razie zgłoszenia szkody z wykonywania umowy albo sporu z niej wynikającego dane niezbędne do rozpoznania sprawy może ponadto otrzymać ubezpieczyciel odpowiedzialności cywilnej kancelarii oraz pełnomocnik prowadzący w jej imieniu tę sprawę, w zakresie koniecznym do zgłoszenia i likwidacji szkody albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Poza wymienionymi wyżej odbiorcami oraz tymi dwoma przypadkami dane otrzymują wyłącznie organy uprawnione na podstawie przepisów prawa, na ich żądanie.

14. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta użytkownika przechowujemy przez czas obowiązywania umowy z klientem oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających. Wpisy rejestru akceptacji dokumentów umownych (sekcja 8), oświadczenia o fakturach (sekcja 7) i korespondencję w portalu przechowujemy przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu — jako dokumentację wykonanej usługi — przez okres późniejszy z dwóch: przedawnienia zobowiązania podatkowego klienta, którego dotyczą jego księgi (co do zasady pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku), albo przedawnienia roszczeń z umowy (trzy lata, z końcem roku kalendarzowego). Po zakończeniu umowy podstawą ich przechowywania jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679, a prawnie uzasadnionym interesem kancelarii — możliwość wykazania, że umowę wykonała prawidłowo, oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń. Portal nie usuwa tych danych sam: po upływie wskazanych okresów usuwa je kancelaria.

Dla porządku: termin trzyletni jest regułą ogólną z art. 118 Kodeksu cywilnego dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i tym terminem posługuje się powyższa formuła okresu przechowywania. Osobno, do własnego roszczenia kancelarii o zapłatę wynagrodzenia za wykonane usługi księgowe stosuje się krótszy, dwuletni termin szczególny z art. 751 pkt 1 w związku z art. 750 Kodeksu cywilnego, który wyłącza w tym zakresie regułę ogólną. Okres przechowywania dokumentacji nie jest więc terminem, w którym kancelaria może dochodzić zaległego wynagrodzenia — ten upływa wcześniej.

Zapytania z formularza kontaktu, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, przechowujemy przez dwanaście miesięcy od ostatniej korespondencji; po tym czasie usuwa je codzienny przebieg porządkowy portalu. Zawiadomienia o zapytaniu, które portal wysyła na adres poczty elektronicznej kancelarii (sekcja 4), przebieg ten nie obejmuje: kancelaria usuwa każde z nich ze skrzynki poczty nie później niż po dwunastu miesiącach od dnia jego otrzymania, także wtedy, gdy zapytanie doprowadziło do zawarcia umowy. W razie żądania usunięcia danych zapytania kancelaria usuwa zawiadomienie razem z tymi danymi.

Dane zamówienia opłaconego w sklepie (sekcja 4a) przechowujemy przez okres, przez który przepisy podatkowe i rachunkowe każą przechowywać dokumentację sprzedaży, oraz do upływu przedawnienia roszczeń z umowy. Dane zamówienia, za które nie zapłacono, oraz zamówienia anulowanego przechowujemy przez 90 dni od upływu terminu zapłaty albo od anulowania; jeżeli do zamówienia wystawiono fakturę, stosuje się okres z poprzedniego zdania. Po 90 dniach dane nabywcy z zamówienia bez wpłaty usuwa przebieg porządkowy portalu, a zamówienie, za które nie zapłacono, jest przy tym anulowane bez wysyłania wiadomości; dane zamówienia opłaconego usuwa po upływie jego okresu kancelaria. Usunięcie obejmuje imię i nazwisko albo nazwę, adres poczty elektronicznej, adres i NIP; w portalu zostaje zapis zamówienia bez danych osoby — numer, produkt, kwota, stan i daty. Usunięcie danych zamówienia nie obejmuje wpisów rejestru czynności portalu (sekcja 11), w tym adresu poczty elektronicznej i adresu internetowego z chwili zamówienia: te wpisy mają własny okres dwunastu miesięcy od dnia czynności. Do liczenia dobowego limitu zamówień na jeden adres poczty portal zapisuje przy zamówieniu skrót adresu liczony z użyciem tajnego klucza, który jest przechowywany wyłącznie w ustawieniach serwera portalu (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia 2016/679, sekcja 4a); bez tego klucza ze skrótu nie da się odczytać adresu ani sprawdzić, czy należy on do znanego adresu. Skrót usuwa przebieg porządkowy portalu, który działa co sześć godzin: robi to pierwszy przebieg po upływie dwóch dni od złożenia zamówienia, także wtedy, gdy dane nabywcy usunięto wcześniej.

Dane konta założonego przed zawarciem umowy w portalu (sekcja 3), jeżeli umowy nie zawarto, korespondencję w sprawie treści jej dokumentów oraz wpisy akceptacji dokumentów złożone na tym koncie przechowujemy przez dwanaście miesięcy od ostatniej korespondencji. Portal nie usuwa tych danych sam: po upływie tego okresu usuwa je kancelaria.

Wpisy rejestru czynności portalu przechowujemy przez dwanaście miesięcy od dnia czynności, z wyjątkiem zapisów zgody na informacje handlowe i sprzeciwu, które przechowujemy zgodnie z sekcją 3. Portal nie kasuje ich sam: po upływie tego okresu usuwa je kancelaria. Wyciąg z tego rejestru dotyczący udostępnienia i pobrania ksiąg i dokumentów wydanych klientowi po zakończeniu umowy (sekcja 11) kancelaria zachowuje razem z protokołem wydania, jako dokumentację wykonanej usługi, przez okres późniejszy z dwóch, opisany w pierwszym akapicie tej sekcji. Dziennik techniczny programu obejmuje czternaście ostatnich dni pracy portalu, a dziennik pośrednika sieciowego, przez którego przechodzi ruch, jest nadpisywany po zapełnieniu przydzielonego mu miejsca. Techniczny zapis sesji logowania (sekcja 11) portal usuwa sam po trzydziestu dniach od zakończenia sesji.

Wpisów rejestru akceptacji dokumentów umownych nie usuwamy razem z plikiem dokumentu udostępnionym w portalu — ten może zostać usunięty wcześniej, na zasadach sekcji 6. Razem z wpisem przechowujemy jednak odrębną kopię treści przyjętego dokumentu, poza tym cyklem usuwania, przez cały okres przechowywania wpisu opisany wyżej — tak żeby dowód tego, kto, kiedy i jakiej treści dokument przyjął, obejmował także samą tę treść, a nie wyłącznie jej skrót.

Poświadczenie do Krajowego Systemu e-Faktur (sekcja 7) przechowujemy do chwili, w której klient usunie je w ustawieniach konta albo klient lub kancelaria zapisze nowe w jego miejsce, albo kancelaria usunie je z portalu, podając powód odnotowywany w rejestrze czynności. Do 14 października 2026 r. okres ten kończy także chwila, w której portal usunie poświadczenie samoczynnie przy zmianie hasła do portalu, jego ustawieniu w ustawieniach konta albo odzyskaniu oraz przy wyłączeniu albo zresetowaniu drugiego składnika. Od 15 października 2026 r. zmiana hasła do portalu, jego ustawienie w ustawieniach konta albo odzyskanie ani wyłączenie albo zresetowanie drugiego składnika nie usuwają z portalu poświadczenia ani przechowywanego hasła. Po rozwiązaniu umowy kancelaria usuwa poświadczenie, którego klient nie usunął sam, w pierwszym dniu roboczym po upływie terminu na złożenie oświadczeń o fakturach za ostatni okres rozliczeniowy — do tego dnia klient pobiera nim faktury zakupu za ten okres — a jeżeli ostatniego okresu po rozwiązaniu umowy nie rozlicza, w dniu rozwiązania umowy; poświadczenie zapisane ponownie po tym dniu kancelaria usuwa najpóźniej wtedy, gdy wyłącza konto; poza tym przypadkiem samo wyłączenie konta poświadczenia nie usuwa.

Zapisane hasło do klucza certyfikatu KSeF przechowujemy do cofnięcia polecenia, do jego wygaśnięcia wskutek wyłączenia konta osoby, która je złożyła, albo przypisania tego konta do innej firmy, albo do usunięcia lub wymiany poświadczenia z którejkolwiek przyczyny opisanej w poprzednim akapicie — zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Portal usuwa je ponadto samoczynnie, gdy przestanie ono otwierać plik certyfikatu. Zapis polecenia i jego cofnięcia przechowujemy tak samo jak wpisy rejestru akceptacji dokumentów umownych, przez okres opisany w pierwszym akapicie tej sekcji.

Usunięcie poświadczenia albo zapisanego hasła do klucza — także cofnięcie polecenia przechowania hasła — usuwa je z bazy portalu. Kopie zapasowe bazy portalu sporządzone wcześniej zawierają je nadal w postaci zaszyfrowanej do czasu usunięcia tych kopii: kopia leżąca na serwerze portalu jest usuwana po czternastu dniach, a kopie przeniesione poza serwer kancelaria przechowuje w rotacji i usuwa, gdy zastąpią je nowsze: na stanowisku kancelarii po sporządzeniu siedmiu kolejnych kopii, na nośniku zewnętrznym i w usłudze chmurowej — po sporządzeniu dwóch kolejnych; plik usunięty z usługi chmurowej jej dostawca przechowuje jeszcze w koszu nie dłużej niż trzydzieści dni. Według tych samych zasad kopie zapasowe portalu sporządzone przed usunięciem dokumentu z portalu (sekcja 6) zawierają ten dokument w postaci zaszyfrowanej do czasu usunięcia tych kopii.

Dokumenty przechowujemy przez okres opisany w sekcji 6. Pliki faktur przekazanych do Krajowego Systemu e-Faktur i urzędowe poświadczenia odbioru przechowujemy według tych samych zasad co pozostałe dokumenty w portalu (sekcja 6) — domyślnie pięć lat od początku roku następującego po roku wgrania faktury, chyba że dla Państwa ustalono okres inny. To dokumenty podatkowe, więc portal sam ich nie usuwa przed upływem tego okresu, a po jego upływie usuwa je kancelaria zgodnie z tą samą procedurą. Tak samo przechowujemy faktury zakupowe oraz faktury sprzedaży pobrane z tego systemu na żądanie klienta. Dane widoczne pod wpisami działu „Wiedza” pozostają jawne tak długo, jak długo wpis stoi na stronie, a po jego zdjęciu — w wewnętrznej dokumentacji redakcyjnej.

Jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, przechowujemy je do upływu terminu przedawnienia tych roszczeń, a jeżeli obowiązek przechowywania wynika z przepisu prawa — przez okres wskazany w tym przepisie.

15. Dane szczególnych kategorii

Dokumentacja płacowa przekazywana przez klienta ujawnia niekiedy dane o zdrowiu, na przykład przez nieobecności chorobowe albo świadczenia z ubezpieczenia. Wobec tych danych kancelaria jest podmiotem przetwarzającym, a warunek ich przetwarzania po stronie klienta jako administratora wynika zwykle z art. 9 ust. 2 lit. b rozporządzenia 2016/679 — wypełnienia obowiązków w dziedzinie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego. Kancelaria nie zbiera takich danych z własnej inicjatywy i prosi, by nie przesyłać ich formularzem kontaktu ani w rozmowie w portalu. Po zakończeniu umowy, w zakresie w jakim kancelaria zachowuje kopię tej dokumentacji jako dokumentację wykonanej usługi (§ 12 ust. 4 umowy powierzenia), podstawą przetwarzania danych o zdrowiu jest art. 9 ust. 2 lit. f rozporządzenia 2016/679 — ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

16. Dane, które otrzymaliśmy nie od Państwa

Część danych trafia do portalu nie od osoby, której dotyczą, lecz od klienta albo — na jego żądanie — z Krajowego Systemu e-Faktur; dotyczy to danych osób wskazanych jako użytkownicy konta, danych zawartych w dokumentach i danych z faktur, a ich kategorie opisują sekcje 3, 6 i 7. Wśród osób, których danych nie otrzymujemy od nich samych, są w szczególności: nabywcy na fakturach wystawianych przez klienta w portalu — ich dane podaje klient; sprzedawcy z faktur zakupu pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur oraz nabywcy z faktur sprzedaży pobranych z tego systemu — ich dane pochodzą z Krajowego Systemu e-Faktur, z którego portal pobiera faktury na żądanie klienta. Obowiązek informacyjny wobec tych osób wykonuje klient jako administrator, a kancelaria przekazuje mu wszystko, czego do tego potrzebuje. Tam, gdzie administratorem jest kancelaria — jak przy danych użytkownika konta — informację tę stanowi niniejszy dokument. Osobom, których dane pozyskaliśmy od klienta i wobec których sami jesteśmy administratorem, a które nie zakładają konta w portalu — w szczególności osobom kontaktowym i osobom reprezentującym klienta, wskazanym w części K załącznika z danymi klienta do umowy i niezakładającym konta — przekazujemy tę informację przy pierwszym kontakcie z nimi, zwykle w wiadomości elektronicznej, i odnotowujemy datę przekazania w korespondencji z klientem. Osobom, których dane znajdują się wyłącznie w archiwalnych kopiach ksiąg i dokumentów przechowywanych po zakończeniu współpracy z klientem, nie przekazujemy tej informacji indywidualnie — ze względu na ich liczbę i brak aktualnych danych kontaktowych wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 lit. b rozporządzenia 2016/679); wobec nich niniejszy dokument pełni rolę informacji zastępczej.

17. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany, a wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — prawo sprzeciwu na podstawie art. 21 rozporządzenia 2016/679.

Żądania załatwiamy ręcznie, po sprawdzeniu tożsamości osoby żądającej, w terminie wynikającym z art. 12 rozporządzenia 2016/679. Prosimy kierować je przez formularz kontaktu albo pisemnie na adres kancelarii.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych przy zakładaniu konta i przy wystawianiu faktur jest warunkiem korzystania z portalu — bez nich usługi nie da się wykonać. Podanie danych w formularzu kontaktu jest dobrowolne, lecz bez danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe zapytanie nie zostanie przyjęte (sekcja 4). Podanie danych w formularzu zamówienia sklepu jest dobrowolne, ale bez nich nie przyjmiemy zamówienia (sekcja 4a).

18. Bezpieczeństwo i decyzje automatyczne

Portal działa wyłącznie przez połączenie szyfrowane, pliki dokumentów przechowuje w postaci zaszyfrowanej, ogranicza liczbę prób logowania, umożliwia logowanie drugim składnikiem i prowadzi rejestr czynności. Kopie zapasowe wykonywane są co noc. Plików nie skanujemy w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania; portal sprawdza wyłącznie, czy zawartość pliku odpowiada jego formatowi, co opisuje regulamin.

Portal nie podejmuje wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym nie profiluje.

19. Zmiany tego dokumentu

Dokument zmienia się wtedy, gdy zmienia się to, co portal robi z danymi. O zmianie istotnej zawiadamiamy użytkowników posiadających konto pocztą elektroniczną albo komunikatem w portalu.

Ostatnia zmiana — wersja 16, obowiązuje od 27.10.2026 r.: opis kanału, z którego przyszło zapytanie, jego źródeł, zapisu wyłącznie klucza z zamkniętego słownika i pomijania parametrów reklamowych utm_*; doprecyzowanie, że „bez danych osoby” dotyczy wyłącznie wartości kanału (sekcja 4).

Zmiana wcześniejsza — wersja 15 z 20.10.2026 r.: zakres danych podawanych w formularzu kontaktu, w tym firma i numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, dane oznaczone w formularzu jako obowiązkowe, zawiadomienie o zapytaniu wysyłane na adres poczty elektronicznej kancelarii i okres jego przechowywania oraz zdanie o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy w odniesieniu do formularza kontaktu (sekcje 4, 13, 14 i 17).

Zmiana wcześniejsza — wersja 14 z 11.10.2026 r.: oferta kancelarii w panelu klienta i prawo sprzeciwu (sekcje 3, 9 i 14).

Zmiana wcześniejsza — wersja 13 z 10.10.2026 r.: opis przetwarzania danych nabywców w sklepie portalu — zakres danych, cele, podstawy prawne, odbiorcy i okresy przechowywania (sekcje 4a, 14 i 17).

Zmiana wcześniejsza — wersja 12 z 04.10.2026 r.: opis technicznego zapisu sesji logowania, jego celów, podstaw prawnych i okresu przechowywania (sekcje 11 i 14) oraz daty, od których obowiązują zasady usuwania poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur opisane w wersji 11 (sekcje 7 i 14). Wersja 12 zastąpiła wersję 10 i przejęła zmiany ogłoszone w wersji 11, która nie weszła w życie (zdanie niżej).

Zmiana wcześniejsza — wersja 11, ogłoszona 01.10.2026 r. z dniem obowiązywania 15.10.2026 r. i zastąpiona przed tym dniem przez wersję 12, która przejmuje jej zmiany: od 15.10.2026 r. zmiana hasła do portalu, jego ustawienie w ustawieniach konta albo odzyskanie ani wyłączenie albo zresetowanie drugiego składnika nie usuwają poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur ani przechowywanego hasła do klucza certyfikatu (sekcje 7 i 14); sekcja 3 opisuje ponadto zawiadomienia o zmianie, ustawieniu i odzyskaniu hasła oraz wiadomość na adres przypisany już do innego konta, wraz z ich celem i podstawą prawną.

Zmiana wcześniejsza — wersja 10 z 28.09.2026 r.: adnotacja pod wpisami działu „Wiedza” podaje imię i nazwisko osoby, która przyjęła tekst do publikacji, oraz datę przyjęcia, bez opisu roli tej osoby (sekcja 10).

Zmiana wcześniejsza — wersja 9 z 26.09.2026 r.: doprecyzowanie, że portal nie stosuje reklamy podmiotów trzecich, a jedyną reklamą na portalu są oznaczone bloki „Oferta kancelarii” z reklamą usług własnych wydawcy, które nie zapisują w przeglądarce niczego i niczego z niej nie odczytują (sekcja 12).

Zmiana starsza — wersja 8 z 23.09.2026 r.: opcjonalne przechowanie hasła do klucza certyfikatu KSeF na polecenie klienta oraz pobieranie na żądanie klienta faktur, w których jest on sprzedawcą (sekcje 7 i 14), dane nabywców przepisywane do faktur korygujących (sekcja 7), doprecyzowanie podstawy przetwarzania danych (sekcja 7), uzupełnienie opisu kategorii osób, których dane portal otrzymuje nie od nich samych, wraz ze źródłem tych danych (sekcja 16), zasady usuwania dokumentów z portalu i okres przechowywania kopii zapasowych, w tym kopii przeniesionych poza serwer (sekcje 6 i 14), a także ograniczenie zawiadomień o zapisaniu i wymianie poświadczenia KSeF do czynności kancelarii albo portalu wykonanych bez udziału klienta (sekcja 3). Wcześniejsze wersje tego dokumentu wraz z opisem zmian kancelaria przechowuje i udostępnia na żądanie.