Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

§ 1. Usługodawca

Usługodawcą jest Kancelaria Księgowo-Prawna Michał Krokosz, ul. Hugona Kołłątaja 8b/10, 41-400 Mysłowice, NIP 1132613183. Kontakt: poczta elektroniczna mkrokosz@twojeksiegi.pro, telefon 508 074 695, formularz kontaktu albo pisemnie na adres wskazany wyżej. Zakres usług świadczonych za pośrednictwem portalu obejmuje rachunkowość i księgowość; obsługę prawną klient może zlecić współpracującej radczyni prawnej na podstawie odrębnej umowy; usługodawca nie udziela porad podatkowych w indywidualnej sprawie.

§ 2. Określenia

Portal — serwis pod adresem portal.twojeksiegi.pro. Usługobiorca — osoba korzystająca z portalu. Klient — przedsiębiorca, z którym usługodawca zawarł umowę o prowadzenie ksiąg albo inną umowę o usługi kancelarii, a w zakresie konta zakładanego przed zawarciem umowy w portalu i akceptacji jej dokumentów (§ 6 i § 11a) — także przedsiębiorca, z którym usługodawca zamierza taką umowę zawrzeć. Konto — zbiór danych w portalu przypisany do usługobiorcy, chroniony hasłem; konto przypisane do firmy klienta to konto, które daje dostęp do tej firmy (§ 6b). Firma klienta — wyodrębniona w portalu część danych i dokumentów klienta, oznaczona nazwą i numerem NIP. Dział „Wiedza” — publicznie dostępny zbiór wpisów informacyjnych.

§ 3. Rodzaje i zakres usług

Usługodawca świadczy drogą elektroniczną następujące usługi bez zakładania konta: udostępnienie treści działu „Wiedza” wraz z mapą strony i kanałem treści oraz przyjęcie zapytania wysłanego formularzem kontaktu.

Usługi dostępne po zalogowaniu obejmują: prowadzenie konta, przekazywanie usługodawcy dokumentów (także dokumentów spoza Krajowego Systemu e-Faktur z danymi przepisanymi z dokumentu, § 9a) i pobieranie dokumentów opublikowanych przez usługodawcę — w tym ksiąg i dokumentów wydawanych klientowi po rozwiązaniu umowy (§ 9 i § 15) — rozmowę z kancelarią w portalu, prowadzenie danych firmy, wystawianie faktur sprzedaży i przekazywanie ich do Krajowego Systemu e-Faktur, pobieranie z tego systemu — na żądanie usługobiorcy i jego własnym poświadczeniem — faktur zakupu i faktur sprzedaży (§ 11), podgląd faktur zakupu wraz z ich kwalifikowaniem i składaniem oświadczeń o udokumentowanych nimi zdarzeniach, akceptowanie dokumentów przedkładanych przez usługodawcę — umowy o usługi kancelarii, jej załączników i kolejnych wersji cennika — w formie dokumentowej (§ 11a), podgląd wykorzystania pakietu, czyli liczby zapisów księgowych ujętych w danym miesiącu wobec limitu wynikającego z umowy z klientem, oraz podgląd najnowszych wpisów działu „Wiedza”; osobie, która udzieliła zgody na informacje handlowe kancelarii, portal pokazuje także ofertę usług kancelarii (§ 11b).

Wystawianie faktur sprzedaży obejmuje także wystawianie faktur korygujących i przekazywanie ich do Krajowego Systemu e-Faktur: korekty faktury wystawionej w portalu, korekty faktury pobranej z tego systemu oraz korekty faktury wystawionej poza portalem, sporządzanej na podstawie danych tej faktury wpisanych przez usługobiorcę. Zasady wystawiania korekt określa § 11.

Usługi portalu są nieodpłatne dla klientów usługodawcy i stanowią sposób obsługi umowy o usługi kancelarii. Umowa ta może zostać zawarta w portalu — przez akceptację każdego z jej dokumentów osobno — albo poza portalem, w formie pisemnej lub w formie elektronicznej z kwalifikowanymi podpisami obu stron; tej drugiej drogi wymaga się wtedy, gdy klient prowadzi księgi rachunkowe albo gdy zażąda jej którakolwiek ze stron. Kiedy przy każdej z tych dróg zakłada się konto w portalu, opisuje § 6. Portal nie jest sklepem i nie prowadzi sprzedaży.

§ 4. Wymagania techniczne

Do korzystania z portalu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka obsługująca połączenie szyfrowane, obsługa plików cookie niezbędnych do działania portalu oraz obsługa JavaScriptu — bez niego strony publiczne działu „Wiedza” wyświetlą się, ale część portalu dostępna po zalogowaniu nie zadziała. Do założenia konta konieczny jest czynny adres poczty elektronicznej.

§ 5. Zakaz dostarczania treści bezprawnych

Usługobiorcy nie wolno dostarczać treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających prawa osób trzecich, zawierających złośliwe oprogramowanie albo służących zakłóceniu działania portalu. Zakaz obejmuje pliki przekazywane usługodawcy, treść rozmowy w portalu i treść zapytań wysyłanych formularzem kontaktu. Skutki naruszenia opisuje § 15.

§ 6. Zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną

Umowa o korzystanie z usług dostępnych bez konta zostaje zawarta z chwilą rozpoczęcia korzystania z nich i rozwiązuje się z chwilą zaprzestania. Umowa o prowadzenie konta zostaje zawarta z chwilą pierwszego zalogowania się po ustanowieniu własnego hasła.

Konto zakłada usługodawca na wskazanie klienta albo przedsiębiorcy, z którym zamierza zawrzeć umowę o usługi kancelarii; chwila założenia konta zależy od drogi zawarcia tej umowy (§ 3). Gdy umowę zawiera się poza portalem — w formie pisemnej albo w formie elektronicznej z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi obu stron — usługodawca zakłada konto dopiero po podpisaniu umowy przez obie strony. Gdy umowę zawiera się w portalu, przez akceptację jej dokumentów, usługodawca zakłada konto przed zawarciem umowy, ponieważ bez konta akceptacji nie da się złożyć. Robi to jednak dopiero po zidentyfikowaniu przedsiębiorcy, z którym zamierza zawrzeć umowę, osoby, która go reprezentuje, i beneficjenta rzeczywistego oraz po zweryfikowaniu ich tożsamości — a wobec klienta obsługiwanego już wcześniej po sprawdzeniu, czy te ustalenia pozostają aktualne — oraz po przekazaniu mu informacji o przetwarzaniu jego danych osobowych, w tym w związku z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Do chwili wejścia umowy w życie, określonej w samej umowie, konto założone przed jej zawarciem służy wyłącznie do zapoznania się z dokumentami umowy, do ich akceptacji i do rozmowy z usługodawcą o ich treści. W tym czasie usługobiorca nie przekazuje przez portal dokumentów i nie zapisuje w nim poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur, a usługodawca nie przyjmuje dokumentów do obsługi. Portal nie blokuje technicznie pozostałych funkcji takiego konta — ograniczenie wynika z regulaminu i z umowy. Jeżeli umowa nie zostanie zawarta, usługodawca odbiera dostęp do firmy, której umowa miała dotyczyć, a konto, które nie daje dostępu do żadnej innej firmy, wyłącza. Korespondencję w sprawie treści dokumentów umowy, a jeżeli konto wyłączono, także dane konta, usługodawca przechowuje przez dwanaście miesięcy od ostatniej korespondencji (polityka prywatności, sekcja 14).

Portal wysyła na wskazany adres poczty jednorazowy odnośnik, którym usługobiorca ustala własne hasło; odnośnik traci ważność po użyciu, po zmianie hasła i po upływie okresu ważności.

§ 6a. Osoby, którym klient udostępnia portal

1. Klient może udostępnić portal swojej firmy innym osobom — współadministratorowi albo pracownikowi. Każda z tych osób korzysta z portalu wyłącznie przez własne konto, założone na jej adres poczty elektronicznej, i ustawia własne hasło. Klient nie przekazuje nikomu swojego hasła ani danych logowania.

2. Osobę dodaje, zmienia jej rolę i odbiera jej dostęp właściciel konta firmy albo współadministrator, na ekranie „Osoby w firmie”. Współadministrator nie może odebrać dostępu właścicielowi konta firmy ani zmienić jego roli.

3. Pracownik może przeglądać faktury i dokumenty, przesyłać dokumenty do kancelarii, kwalifikować faktury i pisać do kancelarii. Pracownik nie zmienia ustawień Krajowego Systemu e-Faktur, nie zmienia danych firmy i nie akceptuje umowy ani innych dokumentów w imieniu firmy. Oświadczenia o fakturach zakupowych pracownik składa tylko wtedy, gdy właściciel konta firmy albo współadministrator udzieli mu tego upoważnienia w portalu.

4. Czynności wykonane w portalu przez osobę, której klient udostępnił dostęp, są czynnościami wykonanymi w imieniu klienta. Klient odpowiada za dobór tych osób, za zakres udzielonego im dostępu i za to, żeby odebrać dostęp osobie, która nie powinna już z niego korzystać.

5. Odebranie dostępu działa od razu: portal zamyka trwającą sesję tej osoby w firmie klienta i blokuje jej dostęp do tej firmy do czasu przywrócenia dostępu; nie zmienia to dostępu tej osoby do innych firm (§ 6b ust. 5). Dokumenty i wpisy, które ta osoba zostawiła w portalu, pozostają w nim.

6. Portal zapisuje w rejestrze czynności, kto dodał osobę, zmienił jej rolę, odebrał albo przywrócił jej dostęp, komu i kiedy — bez haseł.

7. Udostępnienie portalu innym osobom nie zmienia zakresu usług kancelarii określonego w umowie.

§ 6b. Dostęp jednego konta do kilku firm

1. Jedno konto może dawać dostęp do firm kilku klientów. Usługobiorca, którego konto daje dostęp do więcej niż jednej firmy, wybiera w portalu firmę, w której działa, a portal pokazuje nazwę i numer NIP wybranej firmy. Rolę osoby w firmie i jej uprawnienia ustala się odrębnie dla każdej firmy. Umowa o prowadzenie konta pozostaje jedna bez względu na liczbę firm, a umowę o usługi kancelarii zawiera się osobno dla każdej firmy.

2. Jeżeli osoba wskazana przez klienta ma już konto, usługodawca może, zamiast zakładać jej drugie konto, nadać istniejącemu kontu dostęp do firmy tego klienta; § 6 stosuje się odpowiednio. Do firmy, której dane są już w portalu, usługodawca nadaje dostęp wyłącznie osobie, którą osoba uprawniona do reprezentowania klienta wskazała w Załączniku nr 4 do umowy z klientem albo w jego zmianie. Dostęp działa od chwili, w której usługobiorca potwierdzi go w portalu.

3. Do firmy klienta będącego osobą fizyczną usługodawca nadaje dostęp innej osobie wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia tego klienta, wpisanego do Załącznika nr 4 do umowy z nim, z określeniem zakresu i terminu upoważnienia. Dostęp wygasa z upływem terminu upoważnienia, a w razie jego odwołania z chwilą, gdy odwołanie dotrze do usługodawcy. Ustęp nie dotyczy osób, którym klient udostępnia portal na zasadach § 6a.

4. Czynności wykonane w portalu, w szczególności akceptacja dokumentu (§ 11a) i oświadczenie o fakturze zakupowej (§ 11), dotyczą wyłącznie firmy wybranej przez usługobiorcę w chwili ich wykonania i są wykonywane w imieniu klienta tej firmy.

5. Usługodawca odbiera dostęp do firmy klienta na żądanie tego klienta albo samego usługobiorcy oraz w przypadkach określonych w § 15. Odebranie dostępu działa od razu. Jeżeli konto daje dostęp do kilku firm, odebranie dostępu do jednej z nich nie wyłącza konta i nie zmienia dostępu do pozostałych firm. Konto, które nie daje już dostępu do żadnej firmy, usługodawca może wyłączyć.

§ 7. Konto, hasło, zabezpieczenia i szczególne zagrożenia

Usługobiorca zachowuje hasło w poufności i nie udostępnia konta osobom trzecim. Po pięciu nieudanych próbach logowania portal blokuje konto na piętnaście minut. Sesja wygasa po ośmiu godzinach nieaktywności.

Usługobiorca może włączyć logowanie kodem z aplikacji uwierzytelniającej. Portal zawiadamia właściciela konta pocztą elektroniczną o włączeniu, zresetowaniu i wyłączeniu drugiego składnika oraz o wygenerowaniu nowych kodów zapasowych. O zapisaniu albo wymianie poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur portal zawiadamia wszystkich usługobiorców, których czynne konta są przypisane do firmy klienta, wtedy, gdy czynności dokonała kancelaria albo sam portal, bez ich udziału; o czynności dokonanej przez samego usługobiorcę wiadomość nie jest wysyłana.

Czynności widoczne dla wszystkich odwiedzających — publikacja wpisu w dziale „Wiedza” i zdjęcie go ze strony — wymagają sesji potwierdzonej drugim składnikiem.

Sesji potwierdzonej drugim składnikiem wymagają także czynności usługobiorcy o skutku prawnym: zapisanie i wymiana poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur, złożenie polecenia przechowania hasła do klucza certyfikatu, wystawienie faktury i przekazanie jej do tego systemu, pobranie z niego faktur zakupu i faktur sprzedaży, złożenie i cofnięcie oświadczenia o fakturze zakupowej oraz akceptacja dokumentu przedłożonego przez usługodawcę i jej wycofanie (§ 11a). Bez takiej sesji portal odmawia wykonania każdej z nich. Samo zalogowanie się do portalu drugiego składnika nie wymaga: usługobiorca włącza go w ustawieniach swojego konta i dopiero wtedy loguje się kodem, a dopóki tego nie zrobi, może portal oglądać, lecz żadnej z wymienionych czynności w nim nie wykona.

Szczególne zagrożenia. Poniższe postanowienia są informacją o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usługi świadczonej drogą elektroniczną, wymaganą przez art. 6 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Usługodawca wskazuje w nich zagrożenia właściwe temu portalowi, wynikające z tego, że służy on wymianie dokumentacji księgowej i wystawianiu faktur, a także te czynności, których portal nie wykonuje, choć usługobiorca mógłby ich oczekiwać. Zawarte niżej wskazówki służą bezpieczeństwu usługobiorcy; nie rozszerzają jego obowiązków ponad określone w § 5 ani nie zmieniają zasad odpowiedzialności usługodawcy określonych w § 14.

Podszywanie się pod portal. Konto zakłada usługodawca, a pierwsze hasło ustawia się po otwarciu jednorazowego odnośnika przysłanego pocztą elektroniczną; tą samą drogą odzyskuje się hasło zapomniane. Osoba nieuprawniona może wysłać wiadomość łudząco podobną i podstawić własną stronę logowania, która przechwyci wpisane hasło. Hasło wolno wpisywać wyłącznie wtedy, gdy w pasku przeglądarki widnieje adres portal.twojeksiegi.pro, a zaraz po członie „pro” jest ukośnik albo koniec adresu; każdy dopisek w tym miejscu, na przykład portal.twojeksiegi.pro.przyklad.pl, oznacza stronę inną niż portal. Najbezpieczniej jest wpisać ten adres samodzielnie albo otworzyć go z własnej zakładki, zamiast korzystać z odnośnika w wiadomości. Jeżeli usługobiorca otrzyma zaproszenie, którego się nie spodziewał, albo wiadomość o odzyskaniu hasła, którego nie zamawiał, nie powinien otwierać zawartego w niej odnośnika ani wpisywać hasła; powinien zawiadomić usługodawcę telefonicznie, pod numerem podanym na stronie Kontakt, a nie pod numerem wskazanym w takiej wiadomości.

Portal nigdy nie prosi o hasło ani o kod. Portal nie wysyła pocztą elektroniczną ani hasła, ani kodu z aplikacji uwierzytelniającej, ani kodu zapasowego, ani poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur i nigdy o żadną z tych danych nie prosi; nie prosi o nie także usługodawca — ani pocztą elektroniczną, ani telefonicznie, ani w rozmowie w portalu. Każda taka prośba pochodzi od osoby nieuprawnionej, niezależnie od tego, na kogo się powołuje. Kod z aplikacji uwierzytelniającej wpisuje się wyłącznie na stronie, na którą portal przechodzi samodzielnie bezpośrednio po prawidłowym podaniu hasła, a poświadczenie do Krajowego Systemu e-Faktur wyłącznie na stronie ustawień konta. Połączenie z portalem jest szyfrowane, jednak — inaczej niż pliki, przechowywane na serwerze w postaci zaszyfrowanej (§ 9) — treść rozmowy jest przechowywana w postaci jawnej i dostępna dla personelu usługodawcy, dlatego nie należy podawać w niej hasła, kodów ani poświadczenia.

Skrzynka poczty jest zapasowym kluczem do konta. Kto ma dostęp do skrzynki wskazanej przy zakładaniu konta, ustawi nowe hasło odnośnikiem z wiadomości o odzyskaniu hasła i zobaczy dokumenty przekazane usługodawcy, dokumenty od niego otrzymane, rejestry faktur i całą rozmowę. Skrzynka ta powinna być chroniona własnym hasłem, innym niż hasło do portalu, a jeżeli jej dostawca to umożliwia — także logowaniem z dodatkowym kodem. Adres wpisany na koncie usługobiorca widzi na stronie ustawień konta; powinien go tam sprawdzić po pierwszym zalogowaniu i o każdej niezgodności niezwłocznie zawiadomić usługodawcę, ponieważ pomyłka w jednej literze kieruje pełnoprawne zaproszenie do cudzej skrzynki.

Samo hasło otwiera wszystko. Na koncie bez włączonego logowania kodem samo hasło wystarczy, aby wejść do wszystkich dokumentów każdej firmy, do której konto daje dostęp, do rejestrów faktur i do całej rozmowy. Osoba, która zna hasło, może ponadto powiązać z kontem własną aplikację uwierzytelniającą, ponieważ portal żąda przy tej czynności podania obecnego hasła. Portal zawiadamia wtedy właściciela konta pocztą elektroniczną. Zawiadamia go także o zmianie hasła do portalu, jego ustawieniu w ustawieniach konta albo odzyskaniu, o zmianie hasła odnośnikiem z zaproszenia na koncie, którego właściciel ustawił już własne hasło, oraz o wniosku o zmianę adresu poczty elektronicznej konta i o dokonanej zmianie tego adresu. Jeżeli ktoś wpisze we wniosku o zmianę adresu poczty elektronicznej adres przypisany już do innego konta w portalu, portal tego adresu nie przenosi i zawiadamia o wniosku właściciela tamtego konta. Portal nie zawiadamia natomiast ani o zalogowaniu, ani o zalogowaniu z nowego urządzenia, ani o usunięciu poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur, ani o zapisaniu albo wymianie tego poświadczenia z konta usługobiorcy; samo zalogowanie się i przeglądanie konta przez osobę, która zna hasło, nie wywołuje więc żadnego zawiadomienia. Usługobiorca powinien włączyć logowanie kodem, zanim zacznie korzystać z portalu na co dzień; aplikację z kodami trzymać na innym urządzeniu niż to, z którego się loguje, a kody zapasowe zapisać poza obydwoma tymi urządzeniami. Po otrzymaniu zawiadomienia o zmianie ustawień logowania kodem, której sam nie wywołał, powinien niezwłocznie zmienić hasło i zawiadomić usługodawcę telefonicznie. Po otrzymaniu zawiadomienia o zmianie hasła, której sam nie dokonał, powinien niezwłocznie ustawić nowe hasło odnośnikiem „Nie pamiętam hasła” na stronie logowania i zawiadomić usługodawcę telefonicznie.

Zalogowanie pozostawione na urządzeniu. Zalogowanie jest ważne przez osiem godzin liczonych od ostatniej czynności, a każda czynność liczy ten czas od nowa, więc przy pracy całodziennej trwa cały dzień. Zamknięcie karty przeglądarki nie kończy pracy w portalu, a gdy przy logowaniu zaznaczono pole „Zapamiętaj mnie”, zalogowanie działa dalej także po wyłączeniu i ponownym włączeniu komputera. Kto w tym czasie skorzysta z tego samego urządzenia, wejdzie na konto bez hasła i bez kodu oraz pobierze wszystkie dokumenty, bo portal nie pyta o hasło ani o kod przy pobraniu pliku. Jeżeli usługobiorca zalogował się kodem z aplikacji, osoba ta przygotuje ponadto w jego imieniu fakturę w portalu, ponieważ portal sprawdza kod przy logowaniu, a nie przed każdą fakturą. Jeżeli w portalu zapisano token, przekaże ją także do Krajowego Systemu e-Faktur, bo token nie jest chroniony hasłem usługobiorcy; przy certyfikacie portal domyślnie pyta o hasło do klucza przed każdą taką czynnością. Jeżeli usługobiorca polecił przechowanie hasła, osoba korzystająca z pozostawionej sesji potwierdzonej drugim składnikiem użyje certyfikatu bez ponownego podania hasła. Osoba ta może też w sesji potwierdzonej drugim składnikiem zapisać albo wymienić poświadczenie do Krajowego Systemu e-Faktur, a portal nie wyśle o tym wiadomości. W środowisku produkcyjnym tego systemu przekazana faktura wywołuje skutki podatkowe po stronie usługobiorcy i nie da się jej wycofać, lecz jedynie skorygować (§ 11). Pracę należy więc kończyć przyciskiem „Wyloguj”, a pola „Zapamiętaj mnie” nie zaznaczać na urządzeniu, z którego korzysta ktoś jeszcze.

Czego portal nie potrafi. Portal nie pokazuje wykazu urządzeń ani otwartych zalogowań i nie ma przycisku, który zamykałby je wszystkie naraz. Zalogowania otwarte na innych urządzeniach kończy zmiana hasła wykonana z urządzenia, do którego usługobiorca ma dostęp. Blokada konta na piętnaście minut po pięciu nieudanych próbach chroni wyłącznie przed zgadywaniem hasła i nie ma znaczenia wobec osoby, która zastała zalogowanie już otwarte. Po utracie urządzenia z otwartym portalem usługobiorca powinien niezwłocznie zmienić hasło i zawiadomić usługodawcę. Zmiana hasła do portalu, jego ustawienie w ustawieniach konta albo odzyskanie ani wyłączenie albo zresetowanie drugiego składnika nie usuwają z portalu poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur ani przechowywanego hasła.

Pliki nie są sprawdzane programem antywirusowym. Portal nie bada plików — ani przekazanych przez usługobiorcę, ani opublikowanych przez usługodawcę — i wydaje każdy plik dokładnie w takiej postaci, w jakiej został wgrany; co do danych przekazanych przez usługobiorcę wynika to wprost z art. 15 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. To zwolnienie dotyczy wyłącznie obowiązku sprawdzania treści danych i nie ogranicza odrębnego obowiązku usługodawcy jako administratora danych osobowych — dobrania środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka na podstawie art. 32 rozporządzenia 2016/679. Ryzyko związane ze złośliwym oprogramowaniem w przekazywanych plikach usługodawca ogranicza przechowywaniem plików wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (§ 9) oraz opisaną niżej kontrolą formatu; środki te nie zastępują jednak sprawdzenia pliku programem antywirusowym po stronie usługobiorcy. Portal odmawia wprawdzie przyjęcia pliku, którego zawartość nie odpowiada jego nazwie, ale służy to wyłącznie kontroli formatu, nie wykrywa złośliwego oprogramowania i nie zastępuje programu antywirusowego na urządzeniu usługobiorcy. Plik należy sprawdzić własnym programem antywirusowym zarówno przed wgraniem, jak i po pobraniu, a pliku otrzymanego od osoby trzeciej nie przekazywać dalej bez sprawdzenia. Jeżeli w portalu pojawi się niespodziewany plik od usługodawcy, przed otwarciem należy zapytać go — w rozmowie w portalu albo telefonicznie — czy rzeczywiście go przesłał.

Ochrona pliku kończy się w chwili pobrania. Pliki przechowywane w portalu są zaszyfrowane (§ 9), ale portal nie wyświetla dokumentu na swojej stronie, tylko zapisuje go na urządzeniu usługobiorcy, a od tej chwili jest to zwykły plik. Dokumenty należy zatem pobierać wyłącznie na urządzenie, do którego nie ma dostępu nikt niepowołany, i zabezpieczyć je tam co najmniej tak, jak usługobiorca zabezpiecza własną dokumentację księgową. Usunięcie zbędnej kopii z folderu pobranych plików zmniejsza ryzyko, nie zwalnia jednak z obowiązku przechowywania dokumentacji, który ciąży na usługobiorcy na podstawie przepisów prawa i bywa dłuższy niż okres dostępności dokumentu w portalu (§ 9).

Certyfikat KSeF i hasło do klucza. Poświadczeniem do Krajowego Systemu e-Faktur jest token wygenerowany w tym systemie albo — od 11 września 2026 r. — certyfikat usługobiorcy z kluczem prywatnym (plik pobrany w Aplikacji Podatnika KSeF), zamknięty hasłem. Plik certyfikatu portal przechowuje wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, tak jak dokumenty (§ 9). Hasła do klucza portal domyślnie nie przechowuje. Portal nie zapisuje hasła w żadnym dzienniku. Domyślnie usługobiorca podaje je przy każdej czynności wymagającej uwierzytelnienia w tym systemie, a portal używa go wyłącznie w pamięci na czas tej czynności. Usługobiorca może w ustawieniach konta, po zapoznaniu się z oświadczeniem o ryzyku i wyłącznie w sesji potwierdzonej drugim składnikiem, polecić portalowi przechowanie hasła. Portal odnotowuje treść i wersję oświadczenia, chwilę, osobę, adres sieciowy, identyfikator sesji i użycie drugiego składnika. Hasło zapisuje w postaci zaszyfrowanej w osobnej kopercie kryptograficznej obok pliku certyfikatu, kluczem, który portal przechowuje na serwerze. Portal używa certyfikatu wyłącznie w sesji zalogowanego użytkownika, nigdy w tle. Zapisanego hasła portal używa wyłącznie w sesji osoby, która złożyła polecenie jego przechowania; inne osoby, których konta są przypisane do firmy klienta, podają hasło do klucza same przy każdej czynności. Polecenie przechowania hasła dotyczy wyłącznie firmy, w której je złożono, a nadanie kontu dostępu do kolejnej firmy go nie zmienia. Polecenia złożone według pierwszej wersji oświadczenia o ryzyku przechowania hasła pozostają ważne; od 15 października 2026 r. zmiana, ustawienie ani odzyskanie hasła do portalu nie usuwa hasła zapisanego na takie polecenie. Usługobiorca może je cofnąć w każdej chwili. Certyfikat wydany na osobę fizyczną jest, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, przeznaczony do używania przez tę osobę; usługobiorca nie przekazuje hasła do klucza innym osobom, a polecenie przechowania hasła składa, wiedząc, że portal użyje certyfikatu w każdej jego sesji potwierdzonej drugim składnikiem, bez ponownego pytania o hasło. Usługobiorca odpowiada za to, komu udostępnia konto, zgodnie z postanowieniami tego paragrafu o poufności hasła do konta i zakazie udostępniania konta osobom trzecim oraz z § 14. Portal nie udostępnia pliku ani hasła personelowi kancelarii. Usługobiorca, który złożył polecenie, może je cofnąć w każdej chwili w ustawieniach konta; cofnięcie natychmiast usuwa hasło z bazy portalu; kopie zapasowe sporządzone wcześniej zawierają je w postaci zaszyfrowanej do czasu ich usunięcia zgodnie z zasadami przechowywania kopii opisanymi w polityce prywatności. Portal przechowuje poświadczenie KSeF jeden raz dla całej firmy klienta, a nie osobno dla każdego konta, dlatego hasło jest usuwane także wtedy, gdy certyfikat usunie lub wymieni którakolwiek osoba, której konto jest przypisane do firmy klienta, oraz przy unieważnieniu poświadczenia przez portal lub kancelarię, a także wtedy, gdy konto osoby, która złożyła polecenie, zostanie wyłączone albo utraci dostęp do firmy, której dotyczy poświadczenie; portal usuwa je ponadto samoczynnie, gdy zapisane hasło przestanie otwierać plik certyfikatu. Zmiana hasła do portalu, jego ustawienie w ustawieniach konta albo odzyskanie ani wyłączenie albo zresetowanie drugiego składnika nie usuwają z portalu poświadczenia ani przechowywanego hasła. Przechowanie hasła obniża ochronę certyfikatu: osoba, która uzyska dostęp do serwera i kluczy portalu, mogłaby użyć certyfikatu bez udziału usługobiorcy. Kancelaria zaleca podawanie hasła przy każdej czynności; decyzję o przechowaniu usługobiorca podejmuje dobrowolnie, na własne ryzyko i odpowiedzialność, z zastrzeżeniem § 14. Po pięciu kolejnych błędnych hasłach podanych przez użytkownika portal wstrzymuje czynności tym certyfikatem na piętnaście minut.

Token a certyfikat. Token nie jest chroniony hasłem usługobiorcy: portal przechowuje go w postaci zaszyfrowanej kluczem, który usługodawca przechowuje na serwerze portalu, dlatego osoba mająca dostęp do tego serwera może go technicznie użyć bez udziału usługobiorcy. Certyfikatu nie da się użyć bez hasła do klucza; portal przechowuje to hasło wyłącznie na odnotowane polecenie usługobiorcy, na zasadach opisanych wyżej. Zasadą jest więc certyfikat, który usługodawca zaleca; token zapisuje się w portalu wyłącznie na własną, wyraźną decyzję klienta, odnotowaną w umowie z klientem. Portal nie uniemożliwia technicznie zapisania tokenu bez takiej decyzji — ograniczenie wynika z umowy. Niezależnie od postaci zapisanego poświadczenia portal używa go wyłącznie do czynności zleconej z konta usługobiorcy w sesji potwierdzonej drugim składnikiem, a każde sięgnięcie po nie i postać zapisanego poświadczenia odnotowuje w rejestrze czynności portalu. Usługobiorca może korzystać z portalu bez zapisywania poświadczenia; nie pobierze jednak wtedy przez portal faktur zakupu ani faktur sprzedaży (§ 11), a gdy umowa z klientem przewiduje ich pobieranie przez portal, zapisanie poświadczenia jest obowiązkiem wynikającym z tej umowy.

Ujawnienie pliku, hasła albo tokenu. Kto dysponuje plikiem certyfikatu i hasłem albo tokenem, może wystawiać i pobierać faktury w imieniu usługobiorcy, a portal nie odróżni takiej osoby od usługobiorcy. Usunięcie poświadczenia w portalu kasuje wyłącznie kopię przechowywaną przez usługodawcę; samo poświadczenie pozostaje ważne i zadziała w rękach każdego, kto wszedł w jego posiadanie z innego źródła. W razie podejrzenia, że tak się stało, należy najpierw unieważnić certyfikat albo token po stronie Krajowego Systemu e-Faktur, a dopiero potem wygenerować nowe i zapisać w portalu. W portalu zapisuje się wyłącznie poświadczenie wydane dla tego środowiska Krajowego Systemu e-Faktur, w którym portal pracuje (§ 11). Zapisane poświadczenie jest zaszyfrowane kluczem, który usługodawca przechowuje na serwerze portalu pod ochroną certyfikatu; usługobiorca, który nie chce powierzać portalowi poświadczenia, może korzystać z portalu bez jego zapisywania.

§ 8. Wiadomości poczty elektronicznej

Portal wysyła wiadomości wyłącznie w sprawach obsługi konta i bezpieczeństwa: zaproszenie do portalu albo do kolejnej firmy, zawiadomienie o nadaniu i odebraniu dostępu do firmy, odzyskiwanie hasła, potwierdzenie zmiany adresu poczty (na adres nowy i dotychczasowy), zawiadomienia wymienione w § 7 oraz zawiadomienie o zbliżającym się usunięciu dokumentów. Portal nie prowadzi wysyłki marketingowej. Oferty kancelarii portal pokazuje wyłącznie w panelu klienta (§ 11b) i nie wysyła ich pocztą elektroniczną.

§ 9. Dokumenty

Usługobiorca przekazuje dokumenty przez portal, a usługodawca publikuje w nim dokumenty gotowe. Pliki są przechowywane na serwerze wyłącznie w postaci zaszyfrowanej. Portal odnotowuje w rejestrze czynności udostępnienie każdej paczki dokumentów opublikowanej przez usługodawcę oraz każde pobranie takiego dokumentu, z datą, godziną i oznaczeniem konta, z którego go pobrano. Odbioru dokumentów usługobiorca nie potwierdza w portalu odrębnym oświadczeniem; chwilę, w której dokument uważa się za wydany klientowi, określa umowa z klientem.

Dokument pozostaje dostępny w portalu przez pięć lat liczonych od początku roku następującego po roku wgrania, następnie przez trzydzieści dni pozostaje w kwarantannie, a potem portal usuwa dokument ze swoich zasobów; kopie zapasowe sporządzone wcześniej zawierają go w postaci zaszyfrowanej do czasu ich usunięcia zgodnie z zasadami z sekcji 14 polityki prywatności. Przed usunięciem dokumentu z portalu usługobiorca dostaje zawiadomienie. Wyjątkiem jest dokument przekazany przez usługobiorcę, którego usługodawca nie oznaczył jeszcze jako sprawy zamkniętej: taki dokument pozostaje w portalu także po upływie okresu i nie jest usuwany, ponieważ portal może być jego jedynym nośnikiem, a art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości nakazuje chronić dowody księgowe przed zniszczeniem. Dokumenty opublikowane przez usługodawcę są kopią i podlegają usunięciu zawsze. Jest to okres dostępności w portalu, a nie okres przechowywania dokumentacji wynikający z przepisów prawa — ten ciąży na usługobiorcy i bywa dłuższy. Portal nie zastępuje archiwum usługobiorcy; usługobiorca zachowuje własne kopie.

§ 9a. Dokumenty spoza Krajowego Systemu e-Faktur

1. W firmie klienta, której usługodawca udostępnił tę funkcję, usługobiorca może przekazać usługodawcy przez portal dokumenty, których nie ma w Krajowym Systemie e-Faktur: raport z kasy fiskalnej, dowód zakupu udokumentowanego inaczej niż fakturą w tym systemie — w szczególności fakturę papierową albo elektroniczną wystawioną poza tym systemem, paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy, bilet jednorazowy, pokwitowanie opłaty za przejazd autostradą albo dowód opłaty bez podatku od towarów i usług — oraz inny dokument jako sam plik z tytułem i opisem. Dokument, którego formularz nie obejmuje, usługobiorca przekazuje jako sam plik.

2. Przy raporcie z kasy fiskalnej i przy dowodzie zakupu usługobiorca przepisuje do formularza dane z dokumentu, załącza jego obraz i oświadcza: „Dane przepisałem(-am) z dokumentu, którego obraz załączam.” Portal utrwala treść oświadczenia z numerem jej wersji, chwilę jego złożenia i konto osoby, która je złożyła. Do jednego dokumentu załącza się jeden plik — zdjęcie w formacie JPG albo PNG albo plik PDF, o wielkości do 20 MB. Za zgodność przepisanych danych z dokumentem odpowiada usługobiorca.

3. Portal sprawdza przekazane dane wyłącznie rachunkowo — zgodność sum, poprawność dat i sumę kontrolną numeru NIP — i nie odczytuje treści załączonego obrazu ani pliku. Odpowiedzi usługobiorcy na pytania formularza o fakty, w szczególności o to, czy zakup dotyczy samochodu albo usługi gastronomicznej lub noclegowej, są informacją dla usługodawcy. O sposobie ujęcia dokumentu w ewidencji klienta rozstrzyga usługodawca. Portal nie przyjmie formularzem faktury, która jest już w portalu jako pobrana z Krajowego Systemu e-Faktur, dokumentu tego samego sprzedawcy o numerze przekazanym już wcześniej ani drugiego raportu tej samej kasy za ten sam okres. O potwierdzenie prosi przy dokumencie podobnym do dokumentu, który już jest w portalu, w szczególności o tej samej kwocie albo o numerze różniącym się od niego wyłącznie znakami przestankowymi, a przy przekazaniu samego pliku — także wtedy, gdy ten sam plik jest już w portalu w innym dokumencie.

4. Usługodawca przyjmuje dokument albo odsyła go do poprawy, podając powód, który usługobiorca widzi w portalu. Dopóki usługodawca dokumentu nie przyjął, usługobiorca, który go przekazał, może poprawić jego dane albo go wycofać; dokument przekazany przez inną osobę może poprawić albo wycofać także właściciel konta firmy i współadministrator (§ 6a). Każda poprawka tworzy nową wersję danych, a portal przechowuje wszystkie wersje i historię czynności. Usługodawca może cofnąć przyjęcie dokumentu, podając powód, oraz oznaczyć dokument jako opracowany.

5. Usługodawca pobiera załącznik ze swojego konta, w sesji potwierdzonej drugim składnikiem. Portal odnotowuje w rejestrze czynności każde pobranie załącznika, przez usługodawcę i przez usługobiorcę, z chwilą i oznaczeniem konta. Załącznik podlega zasadom § 9. Usługobiorca może ze strony dokumentu poprosić usługodawcę o usunięcie załącznika; prośba obejmuje także pliki załączone do wcześniejszych wersji danych dokumentu. Po usunięciu pliku portal usuwa z każdej wersji danych, do której ten plik był załączony, numer NIP i nazwę sprzedawcy, numer dokumentu, numer kasy i numer raportu, opis oraz kwoty, a zostawia rodzaj dokumentu, jego stan, daty i historię czynności.

6. Przyjęty dokument usługodawca może przenieść, razem z załącznikiem, do programu, w którym prowadzi księgi klienta, i do akt klienta. Kopia ta pozostaje u usługodawcy do końca okresu przechowywania dokumentacji wynikającego z przepisów prawa, także po usunięciu załącznika z portalu; jej usunięcie jest odrębną czynnością usługodawcy.

7. Przekazane dokumenty mogą zawierać dane osobowe osób trzecich, w szczególności sprzedawców będących osobami fizycznymi. Te dane, razem z obrazami dowodów zakupu, usługodawca przetwarza w imieniu klienta na zasadach powierzenia przetwarzania danych osobowych określonych w umowie z klientem (art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679). Portal nie usuwa z plików zdjęć zapisanych w nich metadanych, takich jak data wykonania zdjęcia, oznaczenie urządzenia albo miejsce; na zdjęciu powinien być sam dokument, a to, co go nie dotyczy, usługobiorca pomija albo zasłania.

§ 10. Rozmowa w portalu

Rozmowa służy bieżącej obsłudze. Nie jest kanałem zgłoszeń wymagających formy pisemnej ani miejscem na dane o zdrowiu i inne dane szczególnych kategorii. Usługodawca nie zobowiązuje się do odpowiedzi w określonym czasie; sprawy pilne prosimy zgłaszać telefonicznie pod numerem podanym na stronie Kontakt.

§ 11. Faktury i Krajowy System e-Faktur

Portal umożliwia wystawienie faktury sprzedaży i przekazanie jej do Krajowego Systemu e-Faktur oraz — od 11 września 2026 r., na żądanie usługobiorcy i jego własnym poświadczeniem — pobranie z tego systemu faktur, w których usługobiorca jest nabywcą, wraz z ich obrazem i plikiem. Na żądanie usługobiorcy i jego własnym poświadczeniem portal pobiera z tego systemu także faktury, w których usługobiorca jest sprzedawcą, w tym wystawione przez niego poza portalem, wraz z ich obrazem i plikiem. Na polecenie usługobiorcy złożone w portalu portal pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur samoczynnie, bez logowania usługobiorcy, używając zapisanego tokenu; usługobiorca może cofnąć polecenie w każdej chwili. Za treść faktury i za wykonanie obowiązków podatkowych odpowiada usługobiorca jako podatnik; portal jest narzędziem, nie podatnikiem.

Oświadczenie o fakturze zakupowej. Od 12 września 2026 r. usługobiorca może złożyć w portalu oświadczenie o fakturze pobranej z Krajowego Systemu e-Faktur: że udokumentowane nią zdarzenie gospodarcze miało miejsce (potwierdzenie) albo że fakturę kwestionuje. Jest to oświadczenie wiedzy usługobiorcy, składane po obejrzeniu obrazu faktury, w sesji potwierdzonej drugim składnikiem. Portal utrwala dosłowną treść oświadczenia z numerem jej wersji, chwilę złożenia, konto osoby, która je złożyła, odcisk obrazu faktury i oznaczenie arkusza, którym obraz narysowano — tak, aby po latach dało się odtworzyć, co usługobiorca widział i co oświadczył. Usługodawca opiera na oświadczeniu ujęcie faktury w ewidencji usługobiorcy, a o sposobie jej ujęcia rozstrzyga odrębnie. Usługobiorca może oświadczenie cofnąć, podając powód; cofnięcie nie usuwa wcześniejszego oświadczenia z historii faktury. Oświadczenie składa się o fakturze zwykłej. Fakturę zakupu innego rodzaju — w szczególności korygującą, zaliczkową, rozliczeniową albo uproszczoną — portal przekazuje usługodawcy do zaksięgowania razem z jej plikiem, bez oświadczenia usługobiorcy. O takiej fakturze usługobiorca informuje usługodawcę na zasadach określonych w umowie z klientem.

Faktury korygujące. Portal umożliwia wystawienie faktury korygującej do faktury wystawionej w portalu, do faktury pobranej z Krajowego Systemu e-Faktur oraz do faktury wystawionej poza portalem — w tym ostatnim wypadku na podstawie numeru, daty, danych nabywcy i pozycji faktury korygowanej, które wpisuje usługobiorca. Korektę zapisuje się najpierw jako projekt, a do Krajowego Systemu e-Faktur przekazuje się ją osobno, przyciskiem wysyłki na stronie tego dokumentu. Projekt korekty, który nie ma jeszcze numeru i nie został przekazany do tego systemu, usługobiorca może usunąć. Portal nie wyśle projektu, którego stan przed korektą przestał być aktualny, w szczególności dlatego, że po jego zapisaniu przekazano do tej samej faktury inną korektę; taki projekt należy usunąć i zapisać korektę na nowo. Stan przed korektą portal ustala na podstawie faktury korygowanej i korekt wystawionych do niej w portalu; korekt wystawionych poza portalem nie uwzględnia. Korekty danych nabywcy portal nie wystawia. Okres, w którym korektę ujmuje się w ewidencji usługobiorcy, ustala usługodawca przy księgowaniu. Za treść korekty, w tym za dane przepisane z faktury wystawionej poza portalem, odpowiada usługobiorca.

Środowisko Krajowego Systemu e-Faktur, w którym portal pracuje, jest wskazane u góry każdej strony portalu po zalogowaniu. Docelowym środowiskiem jest środowisko produkcyjne: dokument przekazany do niego jest fakturą wystawioną w rozumieniu art. 106na ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, wywołuje skutki podatkowe i nie da się go wycofać, a jedynie skorygować. Dopóki u góry strony widnieje informacja o środowisku testowym albo przedprodukcyjnym, dokument tam przekazany nie jest fakturą i nie wywołuje skutków podatkowych. O przełączeniu środowiska usługodawca zawiadamia usługobiorców w portalu. Środowisko produkcyjne usługodawca ustawia przed udostępnieniem portalu usługobiorcy do wystawiania i odbierania faktur; wcześniejsze przebiegi próbne wykonuje wyłącznie własnym kontem testowym, bez danych usługobiorcy.

§ 11a. Akceptacja dokumentów przedkładanych przez usługodawcę

Usługodawca może przedłożyć w portalu do akceptacji dokumenty dotyczące współpracy z klientem — umowę o usługi kancelarii, jej załączniki, umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i kolejne wersje cennika — także przed zawarciem umowy, na koncie założonym w tym celu (§ 6). Usługobiorca ogląda dokument i oświadcza, że jest uprawniony do reprezentowania klienta oraz że dokument przyjmuje. Oświadczenie to jest składane w formie dokumentowej (art. 77² Kodeksu cywilnego); portal przyjmuje je wyłącznie w sesji potwierdzonej drugim składnikiem (§ 7).

Przy każdej akceptacji portal zapisuje: tytuł dokumentu i numer jego wersji, skrót treści pliku, dosłowną treść złożonego oświadczenia wraz z numerem wersji jej wzorca, chwilę złożenia, konto usługobiorcy oraz podaną przez niego funkcję albo podstawę umocowania. Zapis ten jest dokumentem w rozumieniu art. 77³ Kodeksu cywilnego i dowodem tego, kto, kiedy i jakiej treści dokument przyjął. Akceptację można wycofać, podając powód; wycofanie jest osobnym wpisem, a wpis wcześniejszy zostaje w historii.

Wycofanie akceptacji jest zapisanym w portalu sprzeciwem wobec przyjętego dokumentu; samo przez się nie unieważnia, nie rozwiązuje ani nie zawiesza umowy już zawartej ani zmiany cennika, która weszła albo wejdzie w życie na zasadach ustalonych w umowie z usługodawcą — w szczególności przez doręczenie nowej wersji cennika i brak jej wypowiedzenia w przewidzianym terminie. Kto nie zgadza się na taką zmianę, wypowiada umowę na zasadach w niej określonych; samo wycofanie akceptacji tego nie zastępuje. Dopóki dokument nie stał się wiążący — w szczególności przed zawarciem umowy przez akceptację kompletu dokumentów — wycofanie akceptacji oznacza, że dokument ponownie oczekuje na akceptację.

Portal nie zawiadamia usługobiorcy o przedłożeniu nowego dokumentu. Dokumenty oczekujące na akceptację usługobiorca widzi po zalogowaniu; o ich przedłożeniu usługodawca może zawiadomić go odrębnie. Akceptacja w portalu nie zastępuje formy pisemnej tam, gdzie wymagają jej przepisy prawa albo sama umowa z klientem — w takim wypadku dokument podpisuje się własnoręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (§ 3).

§ 11b. Oferta kancelarii w panelu klienta

1. Osobie uprawnionej do akceptacji dokumentów w firmie klienta (§ 6a), która udzieliła w ustawieniach konta zgody na informacje handlowe kancelarii, portal może pokazać w panelu klienta oznaczoną ofertę usług kancelarii. Zgoda jest dobrowolna i można ją w każdej chwili cofnąć w ustawieniach konta.

2. Usługobiorca może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego kancelarii (art. 21 ust. 2 rozporządzenia 2016/679) przyciskiem „Nie pokazuj tej oferty” albo w ustawieniach konta; sprzeciw wstrzymuje pokazywanie ofert i cofa zgodę.

3. Kliknięcie „Aktywuj raport” jest prośbą o przygotowanie aneksu do umowy; nie zawiera umowy i nie powoduje opłat.

§ 12. Formularz kontaktu i dział „Wiedza”

Zapytanie wysłane formularzem służy nawiązaniu kontaktu. Usługodawca nie zobowiązuje się do udzielenia odpowiedzi w określonym terminie ani do zawarcia umowy.

Wpisy w dziale „Wiedza” mają charakter ogólnoinformacyjny, przedstawiają stan prawny na dzień wskazany pod tekstem i nie są poradą w indywidualnej sprawie. Zasady ich powstawania opisuje strona Redakcja.

§ 13. Dostępność portalu i przerwy

Usługodawca dokłada starań, by portal działał nieprzerwanie, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności. Możliwe są przerwy techniczne, w szczególności na wydanie nowej wersji, kopie zapasowe i naprawy. Usługodawca w miarę możliwości zapowiada przerwy planowane.

§ 14. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług świadczonych drogą elektroniczną na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. Nie odpowiada za skutki podania przez usługobiorcę danych nieprawdziwych ani za skutki udostępnienia hasła osobie trzeciej.

Usługodawca nie odpowiada za użycie certyfikatu w sesji usługobiorcy przez osobę, której usługobiorca udostępnił konto lub urządzenie z zalogowaną sesją, ani za skutki polecenia przechowania hasła złożonego przez usługobiorcę. Nie wyłącza to odpowiedzialności usługodawcy za własne zaniedbania w ochronie serwera i kluczy (art. 32 rozporządzenia 2016/679).

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg i za usługi kancelarii wynika z odrębnej umowy z klientem i z przepisów właściwych dla tych usług; niniejszy regulamin jej nie zmienia.

§ 15. Rozwiązanie umowy i wyłączenie dostępu

Usługobiorca może w każdej chwili zrezygnować z konta, zawiadamiając usługodawcę. Po rozwiązaniu umowy z klientem konto i firma klienta pozostają w portalu czynne w pełnym zakresie do czasu rozliczenia ostatniego okresu rozliczeniowego, jeżeli usługodawca rozlicza go po rozwiązaniu umowy, i do wydania ksiąg i dokumentów, które usługodawca udostępnia w portalu (§ 9), a następnie przez trzydzieści dni od dnia ostatniego wydania, przeznaczonych na pobranie dokumentów zgromadzonych w portalu. Po upływie tego czasu usługodawca wyłącza firmę klienta i odbiera do niej dostęp, a konta, które nie dają dostępu do żadnej innej firmy, wyłącza.

Do upływu terminów na przekazanie dokumentów i złożenie oświadczeń o fakturach za ostatni okres rozliczeniowy — do 10. dnia miesiąca następującego po tym okresie, chyba że umowa z klientem wskazuje inny dzień — usługobiorca pobiera z Krajowego Systemu e-Faktur do portalu faktury zakupu dotyczące tego okresu, składa o nich oświadczenia i przekazuje dokumenty tego okresu. Poza tymi czynnościami od dnia rozwiązania umowy usługobiorca nie przekazuje przez portal dokumentów i nie wystawia w nim faktur, a po upływie terminu na oświadczenia o fakturach za ostatni okres rozliczeniowy nie zapisuje w nim poświadczenia do Krajowego Systemu e-Faktur. Portal nie blokuje tych czynności technicznie — ograniczenie wynika z umowy z klientem i z regulaminu.

Poświadczenie do Krajowego Systemu e-Faktur zapisane w portalu usługobiorca może w każdej chwili usunąć sam w ustawieniach konta; do upływu terminu na oświadczenia o fakturach za ostatni okres rozliczeniowy służy mu ono do pobrania faktur zakupu za ten okres. Jeżeli usługobiorca go nie usunie, usługodawca usuwa je z portalu w pierwszym dniu roboczym po upływie tego terminu, a jeżeli ostatniego okresu rozliczeniowego po rozwiązaniu umowy nie rozlicza — w dniu rozwiązania umowy; podaje przy tym powód odnotowywany w rejestrze czynności portalu i sprawdza, że żadne poświadczenie usługobiorcy nie pozostało w portalu zapisane. Poświadczenie zapisane ponownie po tym dniu usługodawca usuwa w ten sam sposób najpóźniej przy wyłączeniu firmy klienta. Samo wyłączenie konta albo firmy klienta poświadczenia nie usuwa, dlatego jego usunięcie jest odrębną czynnością. Usunięcie poświadczenia z portalu nie unieważnia certyfikatu ani tokenu w Krajowym Systemie e-Faktur — może to zrobić wyłącznie usługobiorca (§ 7).

Na konto wyłączone albo pozbawione dostępu do firmy klienta portal nie wysyła zawiadomienia o zbliżającym się usunięciu dokumentów tej firmy (§ 9); usługodawca wysyła je wtedy sam, pocztą elektroniczną.

Usługodawca może wyłączyć dostęp do konta w razie naruszenia zakazu z § 5 albo korzystania z portalu w sposób zagrażający jego bezpieczeństwu, zawiadamiając o tym usługobiorcę i wskazując przyczynę. Wyłączenie dostępu nie usuwa danych ani dokumentów.

§ 16. Reklamacje

Reklamację dotyczącą usług świadczonych drogą elektroniczną można złożyć przez formularz kontaktu albo pisemnie na adres usługodawcy. Reklamacja powinna wskazywać osobę zgłaszającą, adres do korespondencji, opis zastrzeżeń i oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie czternastu dni od jej otrzymania, na adres wskazany w reklamacji.

§ 17. Dane osobowe i pliki cookie

Zasady przetwarzania danych osobowych i korzystania z plików cookie opisuje polityka prywatności, stanowiąca uzupełnienie niniejszego regulaminu.

§ 18. Zmiana regulaminu i postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności przy zmianie zakresu usług, funkcji portalu albo przepisów prawa.

2. Zmiana regulaminu obowiązuje od dnia opublikowania nowego tekstu w portalu, chyba że usługodawca wskaże dzień późniejszy. Usługodawca informuje o zmianie usługobiorców posiadających konto, najpóźniej w dniu opublikowania, wiadomością w portalu albo pocztą elektroniczną, z odesłaniem do nowego tekstu.

3. Usługobiorca, który zmiany nie przyjmuje, może w każdej chwili zrezygnować z konta (§ 15).

4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Kodeksu cywilnego.