Dziesięć pytań, które nowi klienci zadają biuru rachunkowemu

Dziesięć pytań

Do kiedy przekazuje się dokumenty za dany miesiąc?

Dzień przekazania dokumentów ustala umowa z biurem; ustawy wyznaczają terminy rozliczeń. Deklarację VAT za miesiąc wraz z ewidencją w pliku JPK składa się do 25. dnia następnego miesiąca (art. 99 ust. 1 i art. 109 ust. 3b ustawy o VAT). Zaliczkę na PIT za miesiąc wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT). Składki ZUS opłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, a płatnicy z osobowością prawną, na przykład spółka z o.o., do 15. dnia (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Termin przypadający w sobotę lub dzień wolny od pracy upływa w najbliższym dniu po dniach wolnych (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej, przy składkach w związku z art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Co zrobić, gdy zginie faktura?

Zaginioną fakturę papierową sprzedawca na wniosek nabywcy wystawia ponownie według danych ze swojego egzemplarza albo z egzemplarza nabywcy, a elektroniczną wystawioną poza KSeF udostępnia ponownie albo wystawia według danych nabywcy; faktura taka ma datę wystawienia i może mieć wyraz „DUPLIKAT” (art. 106l ust. 2, 3 i 5 ustawy o VAT). Faktura z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest przechowywana w systemie przez 10 lat od końca roku wystawienia (art. 112aa ust. 1), więc zgubienie wydruku nie oznacza jej utraty. Konsumentowi lub kontrahentowi zagranicznemu, któremu przekazano ją poza systemem, sprzedawca na wniosek udostępnia ją ponownie z kodem KSeF (art. 106l ust. 1).

Jak długo przechowuje się dokumenty?

Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem, a także ewidencje VAT i faktury, przechowuje się do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 112 i 112a ustawy o VAT). Zobowiązanie przedawnia się co do zasady z upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej): podatek płatny w 2026 r. przedawni się z końcem 2031 r., chyba że bieg przedawnienia zostanie zawieszony albo przerwany (art. 70 § 2–7). Przy księgach rachunkowych obowiązują ponadto co najmniej pięcioletnie okresy z art. 74 ustawy o rachunkowości; dokument zachowuje się do końca dłuższego z okresów.

Czy faktura z KSeF wymaga wydruku?

Według ustawy o VAT fakturą jest zapis w systemie, nie wydruk: faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z nadanym tam numerem (art. 2 pkt 32a), wystawiana i otrzymywana w systemie w postaci elektronicznej (art. 106gb ust. 1). Fakturę wykorzystywaną poza systemem, na przykład jako wydruk, oznacza się kodem pozwalającym ją odnaleźć i zweryfikować w KSeF (art. 106gb ust. 5 i 5a). Przy księgach rachunkowych dowodów przechowywanych w KSeF nie trzeba trzymać w oryginalnej postaci w firmie (art. 73a ustawy o rachunkowości).

Kto odpowiada za prawdziwość dokumentów przekazanych biuru?

Podatnik odpowiada za podatki całym swoim majątkiem (art. 26 Ordynacji podatkowej), także gdy księgi prowadzi biuro. Przy księgach rachunkowych kierownik jednostki — przedsiębiorca, a w spółce członkowie zarządu albo wspólnicy prowadzący jej sprawy — odpowiada za obowiązki w zakresie rachunkowości, w tym za nadzór, również po powierzeniu ich biuru rachunkowemu (art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 4 ust. 5 i art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przyjęcie odpowiedzialności przez biuro stwierdza się na piśmie; odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu z natury nie można przenieść. Jeśli księgi rachunkowe prowadzi się poza siedzibą firmy, w ciągu 15 dni od ich wydania powiadamia się urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia (art. 11a).

Czym różni się księga przychodów i rozchodów od ksiąg rachunkowych?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie (art. 24a ust. 1 ustawy o PIT), a ryczałtowcy — ewidencję przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o ryczałcie). Księgi rachunkowe obejmują też politykę rachunkowości, inwentaryzację i sprawozdanie finansowe (art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Spółki kapitałowe, komandytowe i komandytowo-akcyjne prowadzą je bez względu na przychody (art. 2 ust. 1 pkt 1), a wymienione wyżej osoby i spółki — gdy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2). Po kursie NBP z 1 października 2025 r. (4,2586 zł, art. 3 ust. 3) próg na 2026 r. wynosi 10 646 500 zł przychodów za 2025 r.; poniżej progu księgi można prowadzić dobrowolnie, zawiadamiając urząd skarbowy przed początkiem roku (art. 2 ust. 2).

Czy biuro może odbierać pisma z e-Doręczeń?

Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje odbieranie i wysyłanie korespondencji oraz wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do tych czynności (art. 19 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych). Wskazuje je przedsiębiorca będący osobą fizyczną albo administrator skrzynki, którego spółka handlowa musi, a osoba fizyczna może wyznaczyć (art. 19 ust. 1–3). Upoważnić można więc konkretną osobę, na przykład pracownika biura, ale nie biuro jako firmę, a osoba upoważniona nie może wskazać dalszych osób (art. 19 ust. 7). Takie upoważnienie nie jest pełnomocnictwem do podpisywania deklaracji.

Kiedy płatność musi przejść przez rachunek bankowy?

Płatność związana z działalnością gospodarczą przechodzi przez rachunek płatniczy, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Liczy się wartość całej transakcji: umowy na 18 000 zł nie rozlicza się gotówką w trzech ratach po 6000 zł. W części zapłaconej z pominięciem rachunku wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodów, a jeśli już go ujęto, zmniejsza się koszty albo zwiększa przychody w miesiącu zapłaty (art. 22p ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o CIT).

Czym jest biała lista i jakie ma znaczenie?

Biała lista to publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej wykaz podatników VAT z ich rachunkami rozliczeniowymi (art. 96b ustawy o VAT). Jeżeli zapłata powyżej 15 000 zł za fakturę czynnego podatnika VAT trafi na rachunek, którego w dniu zlecenia przelewu nie było w wykazie, wydatek w tej części nie jest kosztem (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT), a nabywca odpowiada solidarnie za zaległości dostawcy w części VAT przypadającej na tę dostawę (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej). Skutków tych nie ma przy zapłacie w mechanizmie podzielonej płatności ani gdy przy pierwszej takiej zapłacie złożono w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu zawiadomienie do swojego naczelnika urzędu skarbowego (art. 117ba § 3 pkt 2 i 4, art. 22p ust. 4, art. 15d ust. 4).

Czym jest pełnomocnictwo UPL-1, a czym ZUS PEL?

UPL-1 to urzędowy wzór pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych, a pełnomocnictwo składa się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników (art. 80a § 1, 2a i 4 oraz art. 138b § 1 Ordynacji podatkowej). Od 16 czerwca 2026 r. obejmuje ono też podpis przesyłanych elektronicznie ksiąg i ewidencji (art. 24a ust. 1g ustawy o PIT, art. 9 ust. 1h ustawy o CIT, art. 15 ust. 13a ustawy o ryczałcie). W sprawach przed ZUS stosuje się Kodeks postępowania administracyjnego (art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a pełnomocnictwo udziela się na piśmie albo zgłasza do protokołu (art. 33 § 2 k.p.a.); Zakład ma do tego formularz ZUS PEL.

Orzecznictwo i interpretacje

Błąd biura obciąża przedsiębiorcę. Biuro rachunkowe obsługujące przelewy spółki przeoczyło wpis od skargi; skargę odrzucono, a terminu nie przywrócono. Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z 18 lutego 2026 r. (sygn. akt III FZ 696/25) oddalił zażalenie spółki, wskazując, że „skutki podejmowanych przez dany podmiot działań i zaniechań obciążają zleceniodawcę”.

Liczy się suma płatności, nie rata. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 20 listopada 2020 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.722.2020.2.AC), dotyczącej gotówkowych wypłat miesięcznych wynagrodzeń z umów na czas nieokreślony, uznał, że „z chwilą, gdy suma płatności (od początku obowiązywania umowy) przekroczy limit ustawowy – płatności muszą być dokonywane bezgotówkowo”. Interpretacja wiąże tylko wnioskodawcę.

Stan prawny na 24 września 2026 r. Teksty jednolite: Ordynacja podatkowa – Dz.U. 2026 poz. 622; ustawa o rachunkowości – Dz.U. 2026 poz. 522; ustawa o VAT – Dz.U. 2025 poz. 775; ustawa o PIT – Dz.U. 2026 poz. 592; ustawa o CIT – Dz.U. 2026 poz. 554; ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym – Dz.U. 2025 poz. 843; Prawo przedsiębiorców – Dz.U. 2025 poz. 1480; ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. 2026 poz. 199; ustawa o doręczeniach elektronicznych – Dz.U. 2026 poz. 3; Kodeks postępowania administracyjnego – Dz.U. 2025 poz. 1691; rozporządzenie Ministra Finansów z 29 grudnia 2015 r. (wzór UPL-1) – Dz.U. 2018 poz. 562.