Inwentaryzacja i spis z natury na koniec 2026 r. — księgi rachunkowe i księga przychodów i rozchodów

Dwa obowiązki, dwa zestawy przepisów

Firmy prowadzące księgi rachunkowe inwentaryzują majątek według ustawy o rachunkowości, a przedsiębiorcy z podatkową księgą przychodów i rozchodów sporządzają spis z natury według rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r., obowiązującego od 1 stycznia 2026 r. Opis zakłada, że rok obrotowy lub podatkowy jest rokiem kalendarzowym (inny rok obrotowy dopuszcza art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości).

Księgi rachunkowe

Dzień i metody

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego jedną z trzech metod (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości):

• spis z natury — m.in. gotówka w kasie, zapasy, środki trwałe i papiery wartościowe w postaci materialnej;
• potwierdzenie salda przez bank lub kontrahenta — m.in. środki na rachunkach bankowych, należności i składniki powierzone kontrahentom;
• weryfikacja, czyli porównanie ksiąg z dokumentami — m.in. grunty, należności sporne i wątpliwe, tytuły publicznoprawne oraz składniki, których z uzasadnionych przyczyn nie dało się spisać ani uzgodnić.

Spisem obejmuje się też cudze składniki znajdujące się w jednostce, a ich właścicieli powiadamia się o wynikach (art. 26 ust. 2).

Okno terminów

Termin uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku — przy roku kończącym się 31 grudnia 2026 r. do 15 stycznia 2027 r. Stan na dzień bilansowy ustala się wtedy, doliczając lub odliczając zmiany z okresu między dniem spisu a dniem ustalenia stanu z ksiąg (art. 26 ust. 3 pkt 1). Okno nie obejmuje aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji ani zapasów odpisywanych w koszty w dniu zakupu lub wytworzenia metodą z art. 17 ust. 2 pkt 4 — dla nich obowiązuje ostatni dzień roku.

Zapasy w strzeżonych składowiskach objęte ewidencją ilościowo-wartościową można inwentaryzować raz w ciągu 2 lat, a nieruchomości oraz inne środki trwałe na terenie strzeżonym — raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 2 i 3). Przy zawieszeniu działalności przez cały rok można od inwentaryzacji odstąpić, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg, na co ustawa pozwala tylko wtedy, gdy nie dokonuje ona odpisów amortyzacyjnych i nie ma innych zdarzeń o skutkach majątkowych lub finansowych (art. 26 ust. 5 pkt 3, art. 12 ust. 3b).

Różnice i odpowiedzialność

Wyniki inwentaryzacji dokumentuje się i wiąże z zapisami ksiąg; ustawa nie narzuca wzoru arkusza. Różnice rozlicza się w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27) — przy spisie na koniec 2026 r. w księgach 2026 r., także gdy spis kończy się w styczniu.

Za rachunkowość odpowiada kierownik jednostki — członek zarządu, w spółce jawnej i cywilnej wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w jednoosobowej działalności sam przedsiębiorca (art. 3 ust. 1 pkt 6). Część obowiązków może przejąć biuro rachunkowe, ale ustawa wyłącza z takiego powierzenia odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury (art. 4 ust. 5).

Księga przychodów i rozchodów

Kiedy sporządza się spis

Spis z natury towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów sporządza się i wpisuje do księgi na 1 stycznia i na koniec każdego roku podatkowego, a także na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku, przy utracie w ciągu roku prawa do ryczałtu, zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów i likwidacji działalności (§ 20 ust. 1 rozporządzenia). Spis na 31 grudnia 2026 r. zastępuje spis na 1 stycznia 2027 r. (§ 20 ust. 2).

Arkusz

Spis ma być staranny i trwały (§ 21 ust. 1) i zawierać co najmniej (§ 21 ust. 2):

• imię i nazwisko właściciela (nazwę firmy) i datę spisu,
• numer kolejny pozycji, szczegółowe określenie składnika, jednostkę miary i ilość,
• cenę jednostkową w złotych i groszach, wartość pozycji i łączną wartość spisu,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji ...” i podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis obejmuje też towary własne znajdujące się poza zakładem oraz — bez wyceny, z podaniem właściciela — towary obce znajdujące się w zakładzie (§ 21 ust. 3). W odróżnieniu od rozporządzenia z 2019 r. przepis nie wymienia już podpisów osób sporządzających spis.

Wycena i wpis do księgi

Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według niższych cen rynkowych z dnia spisu, a półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji — według kosztów wytworzenia (§ 22 ust. 1). Produkcję niezakończoną w usługach i budownictwie wycenia się według kosztów wytworzenia, nie niżej niż koszt zużytych bezpośrednio materiałów (§ 22 ust. 3). Cena nabycia to cena zakupu powiększona o koszty uboczne, np. transportu i ubezpieczenia w drodze (§ 2 pkt 3); objaśnienia do wzoru księgi pozwalają poprzestać na samej cenie zakupu (pkt 21). Przy wycenie obniżonej, np. z powodu uszkodzenia, przy pozycji podaje się także jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia (§ 22 ust. 8).

Wyceny dokonuje się najpóźniej w 14 dni od zakończenia spisu, a do księgi wpisuje się wartość spisu (§ 22 ust. 6 i 7); osobnego terminu na sam wpis rozporządzenie nie wyznacza. Wartość spisu wpływa wprost na dochód: powiększa się go o nadwyżkę remanentu końcowego nad początkowym albo pomniejsza o nadwyżkę odwrotną (art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: ustawa o PIT). Błąd w spisie na 31 grudnia zniekształca więc dochód 2026 r., a ponieważ ten spis otwiera kolejny rok — także dochód 2027 r.

Rozporządzenie nie przewiduje zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o spisie sporządzanym w innym terminie; nie przewidywało go też rozporządzenie obowiązujące w latach 2020–2025. Do księgi wpisuje się natomiast spis zarządzony przez naczelnika na podstawie odrębnych przepisów (§ 20 ust. 3).

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym wymaga od ryczałtowca dowodów zakupu towarów, wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i ewidencji przychodów (art. 15 ust. 1); rocznego spisu z natury nie przewiduje — art. 20 ust. 1–5 są uchylone. Przy likwidacji, wystąpieniu wspólnika i przekształceniach ustawa odsyła do wykazu składników majątku (art. 20 ust. 6–8 w związku z art. 24 ust. 3a i 3g ustawy o PIT), który nie jest spisem towarów. Spis z natury pojawia się przy przejściu na księgę przychodów i rozchodów — w razie utraty prawa do ryczałtu w ciągu roku albo, przy zmianie formy opodatkowania od nowego roku, na 1 stycznia (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o księdze).

Orzecznictwo i interpretacje

Niepełny spis. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 marca 2011 r. (sygn. akt II FSK 1919/09) ocenił spis, który nie obejmował towarów podatnika znajdujących się poza jego zakładem. Uznał, że w tym zakresie księga jest nierzetelna, a przepis art. 24 ust. 2 ustawy o PIT o różnicy remanentowej „będzie można zastosować wówczas, gdy podatnik przeprowadzi w sposób rzetelny i niewadliwy spis z natury”; ciężar uzupełnienia brakujących danych „spoczywa wyłącznie na podatniku”. Wyrok dotyczył rozporządzenia z 2003 r., ale obowiązek ujęcia towarów znajdujących się poza zakładem zawiera też obecny § 21 ust. 3.

Remanent bez dowodów zakupu. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w prawomocnym wyroku z 3 czerwca 2026 r. (sygn. akt I SA/Wr 18/26) oddalił skargę przedsiębiorcy wykonującego roboty instalacyjne, któremu organy podatkowe zakwestionowały remanenty za 2019 r. Podatnik nie przedstawił faktur na materiały ujęte w spisach, a według zeznań pracowników materiały w większości zapewniali inwestorzy i kontrahenci. Sąd uznał, że dowody pozwoliły ustalić „nierzetelność przedłożonych przez Stronę remanentów poprzez ujęcie w nich materiałów, których Skarżący nie zakupił w 2019 r.”.

Lista kontrolna

• W pełnych księgach: gotówkę, papiery wartościowe i produkty w toku zinwentaryzować na ostatni dzień roku, pozostałe spisy zakończyć do 15 stycznia 2027 r., a różnice rozliczyć w księgach 2026 r.
• W księdze przychodów i rozchodów: sporządzić arkusz z danymi z § 21 ust. 2, wycenić pozycje w 14 dni i wpisać wartość spisu do księgi.
• Przechowywać faktury zakupu towarów ujętych w spisie — potwierdzają ilości i ceny w razie kontroli.

Stan prawny na 24 września 2026 r. Podstawa: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2026 r. poz. 522, 640 i 644), rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2025 r. poz. 1299), ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 592 z późn. zm.), ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2025 r. poz. 843 z późn. zm.).